Surveillance Audit SA1 : 14-15 Nov 2011

Alhamdulillah, pada 14-15 Nov lepas telah berlangsung Audit Pemantauan (Surveillance Audit / SA1) oleh SIRIM.

Ahlan wasahlan dan Selamat Datang ! Banner mengalu-alukan kedatangan 2 orang auditor SIRIM - En Teo Kah Chin (Lead auditor) dan En Mohamad Rafidi Mat Dahan ke kampus KPTM Bangi.

Welcome drinks sambil menandatangani Buku Pelawat di Pejabat Pengarah sebagai kenangan .. ;) From left : Ust Nazir (Ketua Unit Kualiti), En Rafidi, En Teo dan En Abdul Azmi (Pengarah KPTM Bangi)

Opening Meeting .. menyatakan tujuan audit dan Audit Plan utk 2 hari yg melibatkan '3 man-days'. En Rafidi hanya terlibat utk hari pertama (1 man-day) saja, manakala En Teo terlibat utk 2 hari (2 man-days) .. ;)

Lokasi pertama : Bilik Dokumen .. Alhamdulillah CIA, PD, Unit Kualiti .. semua mantop belaka .. ;)

Yum yum time .. kami sediakan menu khas (vegetarian) utk Mr Teo .. yg lain2 pun ambil kesempatan utk merasa masakan vegetarian nih .. very light n healthy ! Pilihan menu oleh Pn Zuhrah (Pegawai Dokumen) .. ;)

Pengurus Bhg Jaminan Kualiti HQ pun sempat datang mencemar duli .. ;) Tq En Saifulkahar for your support !

Audit Proses Peperiksaan Akhir dan Bilik Kebal .. tapi alhamdulillah Pn Rosima telah bersedia dgn jawapan2 yg 'kebal' jugak .. huhu ;)

Exit Meeting .. 2 NCR Minor n beberapa OFI serta 'teguran lisan' utk tujuan penambahbaikan .. :) Alhamdulillah kali ni kami dpt Auditors yg sangat 'thorough' and very experienced .. byk dpt belajar ttg kualiti dan kerja2 audit .. ;)

Komitmen keseluruhan daripada warga kolej adalah sgt baik, khususnya CIA, PD dan JK Unit Kualiti. Process Owners, Program Koordinator, Ketua Jabatan dan seluruh warga kolej yg lain telah memberi kerjasama yg mantop. Keep up the good work guys !

Kami diberi masa 1 bulan utk menjawab / beri respon kepada NCR Minor serta OFI di atas, dan dua bulan utk menutup NCR tersebut .. InsyaAllah ini akan dilaksanakan segera ! KPTM Bangi Hebat !

Penemuan Audit Dalaman - Sept 2011

Secara keseluruhan Audit Dalaman yang dijalankan pada Sept 2011 telah mengeluarkan sebanyak 10 NCR dan 29 OFI. Daripada jumlah tersebut, didapati Klausa yang paling 'popular' atau kerap dikaitkan ialah Klausa 4.2.3 KAWALAN DOKUMEN dan 4.2.4 KAWALAN REKOD.

Secara terperinci, 1 NCR dan 6 OFI telah dikaitkan dengan Klausa 4.2.3, manakala 3 NCR dan 5 OFI dikaitkan dengan Klausa 4.2.4.

Pihak pengurusan kolej memandang serius tentang penemuan ini dan telah bersetuju dengan cadangan Audit Dalaman supaya bagi setiap proses, semua pihak khususnya Ketua Bahagian/Unit, Pegawai Dokumen dan Wakil Dokumen hendaklah memastikan semua dokumen SPK di bahagian masing-masing adalah terkawal mengikut kehendak Standard ISO 9001:2008 dan prosedur yang organisasi telah tetapkan.

Kawalan Dokumen yang dimaksudkan termasuklah :

• proses kelulusan dokumen sebelum diedarkan
• mengemaskini mengikut keperluan serta diluluskan semula
• memastikan perubahan dan status semakan terkini dokumen dapat ditunjukkan
• memastikan dokumen yang digunapakai disediakan di tempat ia digunakan
• memastikan dokumen sentiasa boleh dibaca dan dikenalpasti
• dokumen dari institusi luar hendaklah dikenalpasti dan dikawal pengedarannya

Pastikan kita tidak menggunakan dokumen-dokumen lapuk dengan tidak sengaja.

Dari segi Kawalan Rekod, rekod-rekod hendak lah :

• sentiasa mudah dibaca, dikenalpasti dan diperolehi dengan menyenaraikannya ke dalam Senarai Rekod Kualiti di bahagian/ unit masing-masing.

Aktiviti kawalan rekod perlulah mematuhi prosedur yang telah ditetapkan oleh organisasi dari segi :

• pengenalan, penyimpanan, perlindungan, tanggungjawab, tempoh penyimpanan dan pelupusan rekod-rekod.

Pihak Auditor Dalaman mencadangkan supaya satu taklimat atau penerangan khas tentang kawalan dokumen dan rekod perlu dilaksanakan segera agar semua pihak faham tentang kehendak proses ini.

Carta Barisan Pengurusan KPTM Bangi 2011-2012

Carta SPK KPTM Bangi 2011

Buku Panduan Kualiti KPTM Bangi - edisi perintis

Alhamdulillah, tepat pada tarikh yang dijanjikan pada 1 Nov 2011, maka telah siap satu Buku Panduan Kualiti ISO 9001:2001 KPTM Bangi Edisi Perintis. Dalam buku ini dikompilkan segala garis panduan, tatacara serta borang-borang yang berkaitan dengan pelaksanaan ISO.

Syabas dan sekalung tahniah kepada Unit Kualiti dan JK Penerbitan yang telah bertungkus lumus mengumpul, menyusun serta mencetak maklumat-maklumat ini sebagai rujukan warga KPTM Bangi khususnya.

Caiyok n keep up the good work !