Secara terperinci, 1 NCR dan 6 OFI telah dikaitkan dengan Klausa 4.2.3, manakala 3 NCR dan 5 OFI dikaitkan dengan Klausa 4.2.4.
Pihak pengurusan kolej memandang serius tentang penemuan ini dan telah bersetuju dengan cadangan Audit Dalaman supaya bagi setiap proses, semua pihak khususnya Ketua Bahagian/Unit, Pegawai Dokumen dan Wakil Dokumen hendaklah memastikan semua dokumen SPK di bahagian masing-masing adalah terkawal mengikut kehendak Standard ISO 9001:2008 dan prosedur yang organisasi telah tetapkan.
Kawalan Dokumen yang dimaksudkan termasuklah :
- proses kelulusan dokumen sebelum diedarkan
- mengemaskini mengikut keperluan serta diluluskan semula
- memastikan perubahan dan status semakan terkini dokumen dapat ditunjukkan
- memastikan dokumen yang digunapakai disediakan di tempat ia digunakan
- memastikan dokumen sentiasa boleh dibaca dan dikenalpasti
- dokumen dari institusi luar hendaklah dikenalpasti dan dikawal pengedarannya
Pastikan kita tidak menggunakan dokumen-dokumen lapuk dengan tidak sengaja.
Dari segi Kawalan Rekod, rekod-rekod hendak lah :
- sentiasa mudah dibaca, dikenalpasti dan diperolehi dengan menyenaraikannya ke dalam Senarai Rekod Kualiti di bahagian/ unit masing-masing.
Aktiviti kawalan rekod perlulah mematuhi prosedur yang telah ditetapkan oleh organisasi dari segi :
- pengenalan, penyimpanan, perlindungan, tanggungjawab, tempoh penyimpanan dan pelupusan rekod-rekod.
Pihak Auditor Dalaman mencadangkan supaya satu taklimat atau penerangan khas tentang kawalan dokumen dan rekod perlu dilaksanakan segera agar semua pihak faham tentang kehendak proses ini.
No comments:
Post a Comment