CLOSE NCR Minor

Alhamdulillah, yesterday our ISO team managed to discuss means & ways to close the 5 minor NCRs from Stage 2 Audit. Correction & Corrective Actions pun dah dikenalpasti dan dilaksanakan.

Today college will submit by hand all the required documents to SIRIM for their perusal, together with the payments (cek RM6,780 - fee after Audit Stage 2). Harap2 pihak SIRIM akan terima jawapan & justifikasi kita tanpa sebarang masalah. InsyaAllah.

What's next after this ? The 9001:2008 Certification Awards Ceremony !

STAGE 2 AUDIT sudah selesai ... ISO milik kita !

TAKBIR - Allahu Akbar ! Alhamdulillah segala kesyukuran dipanjatkan ke hadrat Allah swt kerana dengan bantuan, keizinan & limpah inayah Nya, maka kami akhirnya dapat melepasi Audit Pensijilan ISO Stage 2 oleh SIRIM.

Berikut adalah sedikit laporan dalam bentuk photo jurnal tentang aktiviti-aktiviti yang berlangsung sepanjang Audit Stage 2 dijalankan selama 3 hari pada 10-12 Nov 2010 di KPTM Bangi.

Entrance Meeting: Pengarah KPTM Bangi (Tn Hj Ghozali Lamijan) memberi taklimat & welcome speech kepada Auditors SIRIM - En Fadzil Ishak, Dr Montaj Mustakim & Pn Azlina Abdul Aziz.

Kami diajukan pelbagai soalan dari kiri dan kanan & diminta bukti-bukti sebagai back-up oleh ketiga-tiga Auditors SIRIM. Pendek kata "sampai masak" lah kami di tanya itu & ini ... Nasib baik Pn Zuhrah (Pegawai Dokumen /PD) dan Sdr Hamidi kita cekap untuk mencapai segala evidence yang ada dalam fail-fail yang memang dah tersusun rapi dalam kabinet ...

Pn Nurisyal (Ketua Audit Dalam /KAD), paling banyak membantu dengan penjelasan yang beliau beri terutama dari aspek kerja Audit Dalaman yang telah kita laksanakan sebelum MKSP baru-baru ini.

Setelah selesai menyemak dokumen & bersoal-jawab dengan WP, KAD & PD di Bilik Dokumen, para Auditors telah berpecah kepada 2 kumpulan untuk melawat setiap lokasi Jabatan & Unit di mana Process Owners berada.

Dr Montaj mengetuai kumpulan yang fokus kepada prosedur P&P (Pembangunan Program Baru, Class Attendance, Peperiksaan, Bilik Kebal, IT Labs, Exam Halls & yang sama waktu dengan nya)

En Fadzil pula mengetuai kumpulan yang fokus kepada aktiviti Perolehan, Latihan Staf, HEP, UKR & Perpustakaan. Beliau juga banyak kali mengingatkan supaya Customer Satisfaction Survey mestilah dilaksanakan oleh setiap Jabatan, terutamanya yang dealing dengan pelanggan secara langsung. Dan survey ini hendaklah diikuti pula dengan analisis.

Exit Meeting on 3rd day: Lead Auditor SIRIM (En Fadzil) membentang laporan daripada penemuan Audit Stage 2.

KPTM Bangi diberi 5 NCR Minor & 7 OFI (oportunities for improvements). Kesemua NCR mesti ditutup dalam jangkamasa 2 bulan daripada tarikh Audit Stage 2, manakala OFI pula dalam jangkamasa 1 tahun, yakni sebelum Surveillance Audit tahun hadapan.

Majlis diakhiri dengan sesi menandatangani dokumen pengesahan yang KPTM Bangi telah disyorkan oleh SIRIM untuk mendapat pensijilan ISO setelah berjaya menutup 5 NCR minor dalam tempoh yang diberikan itu.

Pasukan ISO KPTM Bangi sempat bergambar kenangan bersama2 dengan Auditor SIRIM (En Fadzil & Pn Azlina) pada hari ketiga Stage 2 Audit ... caiyok !

The next bigger challenge is TO MAINTAIN the certification & to deliver as what we have promised in our documentations ! KPTM Hebat !

CONTINUOUS Vs CONTINUAL improvements

The following grafts differentiate between Continuous Improvements and Continual Improvements.

|........../

|......../

|....../

|..../
|../
|/_____________

CONTINUOUS IMPROVEMENTS

|....................../
|..................../
|................../
|....______/
|../
|/______________

CONTINUAL IMPROVEMENTS

- has an observation (pemantauan) period

NOTE : Pls ignore the dots in the graph above ..

CONTINUOUS IMPROVEMENT is like doing something 'non-stop' .. kita buat sesuatu tanpa berhenti sejenak pun utk lihat ruang2 penambahbaikan atau mungkin ada option lain yg lebih baik etc .. where as CONTINUAL IMPROVEMENT ada 'pause' dari masa ke masa di mana kita berhenti sekejap utk menilai, buat perubahan n pantau samada perubahan itu efektif atau tidak .. kemudian 'adjust' balik jika masih tidak menepati hasrat / objektif etc ..

Actually Continual Improvement is what ISO is looking for .. n bukannya Continuous Improvements tanpa pause utk beri ruang penambahbaikan etc .. smoga info ini dpt membantu .. wallahu a'lam

CORRECTION - CORRECTIVE ACTION - PREVENTIVE ACTION

CORRECTION (PEMBETULAN)

= action taken to eliminate a detected nonconformity (ketidakpatuhan)

A correction can be made in conjunction with a Corrective Action.

Example : Rework or Regrade

Rework = action taken on a nonconforming product to make it conform to the requirements

Regrade = alteration of the grade of a nonconforming product in order to make it conform to requirements differing from the initial ones.

CORRECTIVE ACTION (TINDAKAN PEMBETULAN)

= action taken to eliminate the cause for a nonconformity or other undesirable situation

A Correction can be more than one cause for a nonconformity

A Corrective Action is taken to prevent RECURRENCE

A Preventive Action is taken to prevent OCCURRENCE

PREVENTIVE ACTION (TINDAKAN PENCEGAHAN)

= action taken to eliminate the cause of a potential nonconformity or other undesirable potential situation

There can be more than one cause for a potential nonconformity

Preventive Action is taken to prevent OCCURRENCE

Corrective Action is taken to prevent RECURRENCE

PENGENDALIAN PINDAAN DOKUMEN TERKAWAL

NO ISU : 1

NO SEMAKAN : 0

Sebarang cadangan pindaan yang hendak dibuat pada dokumen terkawal hendaklah menggunakan Borang Cadangan Pindaan.

Permohonan pindaan ini hendaklah dibentangkan dalam Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan (MKSP)

Nombor Semakan akan berubah secara 0+n bagi mana-mana muka surat yang dipinda. Tarikh pindaan bagi muka surat berkenaan juga akan berubah mengikut tarikh kelulusan pindaan.

Nombor Isu adalah nombor yang digunakan untuk menentukan status penerbitan atau keluaran bagi keseluruhan dokumen terkawal. Nombor Isu dokumen terkawal akan berubah sekiranya :

a) berlaku pindaan yang melibatkan tambahan atau pengurangan muka surat

b) berlaku perubahan pada versi MS ISO yang sedang digunakan

c) berlaku perubahan dalam fungsi utama organisasi

d) berlaku perubahan bagi sebahagian besar isi kandungan yang hanya diluluskan oleh pihak pengurusan atasan

Nombor Isu akan berubah secara 1+n, sementara Nombor Semakan kembali (reset) menjadi 0.

Pindaan dokumen yang telah diuluskan hendaklah diserahkan kepada Unit Kualiti untuk direkodkan dan disenggarakan.

Pindaan yang diluluskan ke atas dokumen terkawal hendaklah direkodkan dalam Borang Rekod Pindaan.

Halaman lama pada salinan asal dokumen perlu dikeluarkan dan digantikan dengan halaman baru.

Satu salinan asal halaman lama yang terdapat pada pemegang-pemegang dokumen akan dicap BATAL dan disimpan dalam fail berkaitan di Unit Kualiti.

LIVE TELECAST of STAGE2 EXIT CONFERENCE

As directed by our YBhg Dato' Rektor, sessions of Exit Conference Audit Stage2 at all colleges will have to be telecast LIVE to HQ & all other branch campuses.

Dates for STAGE2 Audit are as follows :

Kuantan 8-9/11 (Exit on 9/11)

Bangi 10-12/11 (Exit on 12/11)

Kota Bharu 21-23/11 (Exit on 23/11)

Alor Star 21-23/11 (Exit on 23/11)

KL 25-26/11 (Exit on 26/11)

Ipoh 25-26/11 (Exit on 26/11)

Pada 26/11 coincide 2 kolej serentak. This may pose a challenge for our IT people (JPSM) to handle the live telecast ... anyway, all the best to every warga KPTM ! Semoga kita semua dapat perolehi Pensijilan ISO 9001:2008 before the end of 2010 ! InsyaAllah.

IMPORTANT DATES

2/11 0900 hrs

Sesi WP/PD/KAD Bersama Konsultan ISO

@ LT2.1 KPTMKL

3/11 0900 hrs

Laporan Penemuan oleh Wakil Kualiti (WK)

@ BM1

4/11

0900 hrs Bengkel Kaedah Isi Borang Ketidakpatuhan @ BM1

1100 hrs Laporan Penemuan oleh WK (sambungan) @ BM1

1430 hrs Mesy Khas Pengurusan @ BM1

1630 hrs Taklimat Khas ISO oleh Pengarah @ Surau

5/11 Deepavali

1430 hrs Raptai Konvo ke-27 @ PICC

6/11 Konvo ke-27 @ PICC

7/11 0900 hrs MKSP ke-2 @ BM1

8-9/11 Sesi Bimbingan Stage2 Bersama Konsultan ISO @ BM1

10-12/11 STAGE2 Audit by SIRIM

STAGE 2 AUDIT on 10-12 Nov 2010

Latest news as of today 03/11/10. We received a fax from SIRIM that the Stage 2 Audit for KPTM Bangi will be held on 10 - 12 Nov 2010. Back to square one ! That was actually our original proposed dates.

If Stage 1 focuses on DOCUMENTATION, Stage 2 will focus on ACTIVITY - ie. the implementation & effectiveness of our management system as stated in our SPK.

In short, the Stage 2 SIRIM lead auditors (LA) will now go down to check at the grass-roots level. I wish all the very best to everyone, esp our Process Owners !

Our LA from SIRIM will be En Fadzil Ishak, Dr Montaj Mustakim (Auditor) and Cik Azlina Abdul Aziz (Trainee Auditor).

TEMPOH SIMPANAN DOKUMEN yang melibatkan pensyarah

Berikut adalah tempoh simpanan dokumen yang melibatkan pensyarah. Sila ambil maklum.

JADUAL WAKTU PENSYARAH

2 tahun

BORANG KEHADIRAN PELAJAR

2 tahun

LAPORAN MARKAH PELAJAR

7 tahun

KERTAS PROJEK PELAJAR

1 tahun

STAGE 2 AUDIT on 8-9 Nov

Pls take note that Stage1 Audit is abt Documentation. Alhamdulillah, we have passed that stage.

This 8-9/11 is Stage2 Audit - its' all abt implementation & effectiveness of our SPK. In short, SIRIM is going to go down & check at the grass root level - where the ACTIVITY is going on. That means they r going to check what u r doing in class, IT labs, offices, hostels etc ...

All the best to every warga KPTM Bangi ... we can do it !

New Deadlines for Stage 2 Audit (as of 1 Nov 2010)

There has been a change in our deadline for Stage 2 Audit. Please take note of the following :

2/11/10

Sesi Bersama Konsultan ISO. Yang terlibat ialah Wakil Pengurusan, Pegawai Dokumen & Ketua Audit Dalaman dari setiap kolej cawangan. Lokasi di LT2.1 KPTMKL @ 0900 hrs. Surat panggilan / memo akan menyusuli.

3-4/11/10

Sesi Bimbingan Stage 2 oleh Konsultan ISO kepada semua JK ISO Bangi. Lokasi BM1 @ 0900 hrs.

5/11/10

Cuti Deepavali & Raptai Konvo ke-27 di PICC Putrajaya.

6/11/10

Konvo ke-27 KPTM di PICC Putrajaya.

8-9/11/10

Stage 2 Audit Pensijilan KPTM Bangi. Lead Auditor SIRIM ialah Pn Hjh Fauziah Sulaiman.