KURSUS LATIHAN LANJUTAN KLAUSA ISO 9001:2008

Alhamdulillah, pada Sabtu 24 Ogos 2013 Unit Kualiti telah berjaya mengadakan satu lagi Kursus Latihan khusus untuk Juruaudit Dalaman .. kali ini penekanan diberi kepada KLAUSA ISO 9001:2008 .. Penceramah jemputan ialah En Mohd Rafidi Mat Dahan dari SIRIM .. melibatkan 48 orang Juruaudit Dalaman KPTM Bangi .. diadakan di Bilik E6 KPTM Bangi ..

Selain fokus ke atas KLAUSA ia juga beri penekanan ke atas Proc Internal Audit n Proc PnP .. yang mana ia merupakan skop utama ISO KPTM ..

En Rafidi mengingatkan para peserta kursus supaya sentiasa refer n relate klausa kepada formula PDCA .. ia itu Plan Do Check Action .. sbg contoh >> Klausa 4 n 5 ada kaitan dgn PLAN .. Klausa 7 pula ada kaitan dgn DO .. Klausa 8.2.2 n 5.6 di bawah CHECK .. manakala Klausa 8.5.2 n 8.5.3 di bawah ACT ..

Pada asasnya kerja2 auditing ini memerlukan auditor utk memberi DESCRIPTION rather than PRESCRIPTION .. auditor bukan doctor utk memberi prescription 'ubat' .. meaning that auditor is to just describe or highlight penemuan / findings nya saja .. n bukannya memberi 'prescription' atau cara2 utk correction, corrective action (CA) or preventive action (PA) ..

Tapi kalau ada auditor yang willingly nak bagi 'prescription' brsama findings dia maka itu amat dialu2kan oleh process owner (PO) yang mendapat NCR atau OFI untuk memudahkan dia ambil tindakan suslan utk menutupi NCR/OFI berkenaan .. cuma pastikan 'tips' itu diberi secara lisan / VERBAL .. dan pihak PO pun tidak ''quote' / mencatat di mana-mana yang tindakan yang diambil itu adalah atas cadangan / saranan auditor !

Arahan2 kerja yg melibatkan polisi khususnya, yg dkluarkan melalui media electronic spt sms, email, forum fb etc hendaklah dfollow up dgn black n white spt memo / circular bertulis supaya ada reference yg sah .. arahan electronic hanya skadar utk tujuan ia CEPAT dterima utk makluman n tindakan awal oleh pihak pelaksana ..


Berkenaan auditor giving description only dan tidak bersama prescription itu pastinya akan ada yg masih nak debate .. personally, saya rasa seseorang auditee itu amat beruntung jika dia diaudit oleh auditor yang memberi BOTH description n prescription so that auditee or process owner tu tiada lah dok guessing atau mencari2 trial n error apa tindakan correction n prevention yg perlu dia buat .. auditor may x give the 'answer' on how to close the ncr or ofi, but at least bg tips pun dah sufficient utk bantu auditee dpt sedikit idea on what he needs to do nxt ..

 wallahu a'lam

Bengkel Audit Dalaman : 24-26 Feb 2012

Tarikh : 24-26 Feb 2012
Lokasi : L2 KPTM Bangi
Peserta : 46 orang staf, majoriti drp kalangan pensyarah yang dilantik sbg Juruaudit Dalam KPTM Bangi. Ada seorang 'peserta tumpang' dari KPTM BPahat - Pn Fadilah Mohamad Ishak.
Penceramah : Pn Siti Rahmah Ahmad, Auditor Kanan SIRIM Qas International ..

Barisan urusetia yg sgt setia menguruskan welfare para peserta kursus .. Ust Elmi Baharuddin (Ketua), Noor Shahida Nor Azmi, Azizah @Elys Tohid, Noorashidah Mohd Hairani, Rahila Abu Bakar n Mohd Sukry Ali Raus .. ;)

En Saifulkahar (Pengurus Bhg Jaminan Kualiti HQ) dan Sdr Shafian (Exec Bhg JKualiti HQ) juga hadir untuk memantau ..

Apa ROOT CAUSE nyer ek ? apa2 pun mesti rujuk kpd Klausa dulu .. ;) Klausa paling popular ialah 7.5.1 ... Plan n carry out ! And 8.2.3 ... Process !

"Kalau ada trend, boleh kasi NCR" ! Itu lah tips daripada Pn Siti Rahmah - penceramah dari SIRIM yg sgt berpengalaman .. very straight forward .. mudah difahami .. ;)

Seronok selepas buat Mock Audit .. sebab dpt apply Klausa SPK terus kpd situasi sebenar .. Tips auditing : pastikan Standards tu dibaca n fahami dulu. Pastu baru lah LISTEN n OBSERVE betul2 apa yg berlaku disekeliling .. ;)

Byk group work n case studies .. ala Problem-Based Learning (PBL) style .. ;) Overall, bengkel kali ini adalah antara yang terbaik pernah saya hadiri kerana ia banyak menekankan ...

1) pemahaman Klausa Standards 4, 5, 6, 7 & 8 dalam ISO 9001:2008.
2) kaedah pengauditan : sebelum, semasa dan selepas
3) mock audit - penulisan & pembentangan hasil audit .. very practical n sangat berkesan !

Terima kasih kepada Pn Siti dan Bhg Jaminan Kualiti (HQ) kerana mengadakan bengkel yang memang menjurus kepada KOMPETENSI ini .. Jazakallahu khairan kathiira .. ;)

Mesyuarat Penemuan Audit Pemantauan (SA1) SIRIM 2011

Alhamdulillah pada 11-12 Jan 2012 telah diadakan satu Mesyuarat Penemuan Audit Pemantauan (Surveillance Audit 1) SIRIM 2011.

Mesyuarat hasil inisiatif Bhg Jaminan Kualiti KPTM ini telah diadakan di Dewan LT2.1 KPTMKL. Ia melibatkan semua wakil2 kolej yg terdiri daripada WP, TWP, Ketua Audit Dalaman, TPA dan TPP kolej masing-masing.

Wakil2 kolej telah membentangkan penemuan2 serta tindakan yang diambil oleh pihak kolej dalam usaha untuk menutup NCR yg diperolehi ..

Selain daripada itu, mesy ini juga membincangkan pelarasan serta penambahbaikan ke atas Objektif Kualiti sedia ada.

Mesyuarat telah dikendalikan sepenuhnya oleh Pengurus Bhg Jaminan Kualiti KPTM, Sdr Saifulkahar Shariff.

Bengkel Peningkatan & Kefahaman Pelaksanaan ISO pada 13-15 Jul 2011 di Hotel Ancasa Resort All Suites, PD

Bengkel dirasmikan oleh Presiden KPTM Y.Bhg Dato' Hj. Yusoff Bin Harun. Dalam ucaptama beliau menyatakan bahawa keywords kepada kejayaan ISO kita ialah SINCERITY & COMMITMENT !

Y.Bhg Dato' Presiden membentangkan 'Laporan Forensik' pelaksanaan ISO kolej2 untuk tujuan makluman dan diambil tindakan susulan oleh semua pihak yang berwajib.

Beliau mahukan pembudayaan & komunikasi dalaman dipermantapkan supaya semua warga kolej peka & tahu tentang perkembangan ISO khususnya di kolej masing2.

Selain daripada platform Papan Kenyataan untuk berkongsi maklumat, komunikasi dalaman juga boleh dibuat melalui blog, forum FB, email & InfoTV. Kolej2 cawangan disaran supaya explore platform ICT dalam berkomunikasi dengan ahli warga kolej masing2.

Sehubungan dengan itu beliau juga mahu WP mestilah dari kalangan TP setiap kolej. Selain itu, Audit Dalam adalah ibarat jantung kepada ISO ..

Peserta bengkel yang dikendalikan oleh BPKJK in terdiri daripada wakil2 tertinggi pengurusan ISO (WP/PD/AD/PK) setiap kolej cawangan kecuali Semporna dan Gua Musang. Mode bengkel kali ini adalah relax n easy .. santai. Para peserta banyak memberi input untuk tujuan 'sharing' dengan rakan2 kolej lain ..

Antara fokus bengkel kali ini ialah untuk membincang serta memperincikan lagi kefahaman tentang fungsi dan tanggungjawab mereka yang terlibat dengan ISO khususnya Wakil Pengurusan (WP), Pegawai Dokumen (PD), Ketua Audit Dalam (KAD) dan Pegawai Kualiti (PK) atau Wakil Kualiti (WK) yang menjadi 'champion' kepada unit/jabatan masing2.

Alhamdulillah, semua peserta memberi komitmen yang sangat tinggi dalam sesi / modul perbincangan yang diadakan .. Banyak juga 'masalah2' yang dihadapi dalam melaksanakan ISO di kolej masing2 sempat diluahkan untuk tujuan perbincangan dan mencari tips & solution yang terbaik untuk menangganinya .. SHARING IS CARING !

Pemandangan pantai yang tenang dari bilik penginapan peserta di Blok A. Setakat ini saya rasa Hotel Ancasa Resort PD adalah antara lokasi yang terbaik untuk berbengkel .. ;)

Bengkel Penyemakan & Penambahbaikan Dokumen ISO 9001:2008 KPTM Bangi pada 10-12 Jul 2011 di Glory Beach Resort, PD

Perasmian bengkel dilaksanakan oleh Tuan Pengarah En Abdul Azmi Abdul Aziz. Bengkel dimulakan dengan taklimat oleh Hj Safian Saidi (TPA/WP) dengan memberi fokus kepada hasil MKSP 1/2011 untuk makluman dan tindakan lanjutan peserta bengkel. Beliau juga menyentuh tentang pencapaian 9 Objektif Kualiti setakat ini.

Slot berikutnya diikuti dengan pembentangan oleh Pn Nurisyal (Ketua Audit Dalam) berkaitan status penutupan NCR serta OFI yang dikeluarkan oleh SIRIM pada Audit 2 (Compliance) tahun lepas.

Pn Nurosielawati sedang menjelaskan isu berkaitan TOV. Klausa 8.4 Analisis Data dibincang secara lebih terperinci & diberi penekanan supaya semua PO ambil maklum dan tindakan sewajarnya. Penerangan tentang Sistem Kawalan Dokumen dan Rekod juga telah dibuat oleh Pegawai Dokumen Pn Nur Zuhrah.

En Nordin Ahmad (TPP/WP2) menjelaskan tentang jadual senggaraan dan penilaian prestasi pembekal .. Ini banyak berkait dengan Klausa 6.3 (Prasarana), Klausa 7.4.1 (Perolehan) serta Klausa 7.4.3 (Penentusahan produk yang dibeli).

Klausa 8.5.3 (Tindakan Pencegahan) juga dibentang dan dibincang bersama peserta bengkel supaya lebih memahami apa sebenarnya yang dituntut oleh klausa tersebut.

Sesi sebelah petang memberi ruang kepada Pn Hjh Radziah membincangkan penambahbaikan ke atas SIE (Student Instructor Evaluation) yang mana bengkel telah berjaya memantapkan lagi soalan2 penilaian itu supaya lebih jelas & relevan dengan objektif yang ingin dicapai.

Ini diikuti dengan slot semakan semula Borang Aduan Pelanggan oleh Pn Hjh Noorliana Alias supaya menjadi lebih efektif serta jelas dan mudah digunakan.

Slot pada hari akhir memberi ruang kepada para peserta untuk mengemaskini dan mencetak dokumen & borang2 yang telah dibuat penambahbaikan sebelum diserahkan kepada pihak urusetia.

View cantik daripada bilik penginapan para peserta .. Tempatnya elok, makanan pun sedap, cuma terdapat banyak lalat di dewan makan .. harap2 pihak pengurusan GBR dapat buat sesuatu .. ;)

Gambar kenangan bersama Pasukan ISO KPTM Bangi 2011 yang terkini ... ;)

Latihan Semakan Keberkesanan Tindakan Ke Atas OFI

Tarikh : 17-18 Feb 2011 (Khamis-Jumaat)

Lokasi : LT2.1 KTMKL

Penganjur : Bhg Jaminan Kualiti HQ.

Peserta : 36 orang dari setiap kolej KPTM.

Wakil KPTM Bangi : Hj Safian (WP), Pn Nurisyal (AD) & Pn Zuhrah (PD).

Moderator : En Abd Latif Ibrahim (konsultan ISO KPTM)

Semasa Audit Stage2 yang lepas, KPTM Bangi telah memperolehi 5 NCR & 6 OFI. Alhamdulillah kami telah berjaya menutup 5 NCR tersebut. Bengkel ini pula bertujuan untuk melihat tahap keberkesanan tindakan ke atas OFI (opportunities for improvements).

Langkah ini adalah penting kerana sekiranya OFI ini tidak diambil tindakan, atau tindakan yang diambil tidak berkesan, besar kemungkinan OFI ini boleh bertukar kepada NCR apabila pihak SIRIM datang untuk Surveillance Audit pada Nov 2011 nanti.

Jadi untuk mengelakkan perkara ini dari berlaku, maka bengkel latihan ini diadakan sebagai inisiatif untuk berbincang bersama konsultan bagi memastikan langkah2 yang diambil oleh setiap kolej utk menutup OFI ini adalah sesuai & berkesan.

Selain itu, peserta bengkel juga diingatkan bahawa tanggungjawab selepas memperolehi Pensijilan ISO adalah lebih berat. Audit-audit susulan akan lebih terperinci. Setiap PO (process owner) mesti bertanggungjawab sepenuhnya untuk memastikan setiap proses/prosedur berjalan dengan baik & lancar sepertimana yang didokumenkan.

Setiap PO kena pastikan mereka menyimpan supporting documents & bukti2 lain yang berkaitan dengan proses / prosedur yang mereka pegang. Ini termasuklah Akta2, Perjanjian, Jadual, Peraturan, Surat Arahan dalam bentuk bercetak seperti memo / email, minit2 mesyuarat dsbnya.

Penekanan hendaklah diberikan kepada proses menanggani Aduan Pelanggan. Tindakan sesuai mesti diambil segera ke atas setiap aduan yang diterima. Bengkel juga bersetuju untuk menukarkan nama Borang Ketidakpatuhan (NCR) kepada Borang "Projek Penambahbaikan Kualiti" yang bunyinya lebih positif ... Wallahu a'lam.

Bengkel Asas Penyediaan Soalan Untuk Borang Soal Selidik Kepuasan Pelanggan

Bengkel Asas Penyediaan Soalan untuk Borang Soal Selidik Kepuasan Pelanggan telah dilaksanakan pada Sabtu 12 Feb 2011 di DBK 0.2 KPTM Bangi.

Seramai 40 orang peserta telah terlibat dengan bengkel ini. Mereka adalah terdiri daripada JK Pelaksana ISO, Process Owners & beberapa orang kerani yang mewakili jabatan/unit masing-masing.

Soalan-soalan yang dibentuk adalah berdasarkan beberapa aspek kualiti yang memfokuskan kepada layanan kaunter (counter service), kesegeraan (promptness), kecekapan (efficiency), penampilan kawasan (presentation of area), tahap perkhidmatan (standard of services), kemesraan/kecaknaan kakitangan (friendliness of staff) dsbnya.

Ahli bengkel telah bersetuju untuk mewujudkan dua bentuk borang : ADUAN PELANGGAN (secara berterusan) & SOAL SELIDIK (secara berkala & selepas setiap aktiviti rasmi kolej).

Borang soal selidik juga dibuat dalam dua bentuk : AM yang merangkumi kesemua jabatan/unit & yang KHUSUS untuk setiap jabatan/unit.

Bengkel juga bersetuju untuk meletakkan Borang Aduan & Soal Selidik ini di blog & laman web rasmi kolej supaya mudah dicapai oleh pihak pelanggan.

Terima kasih daun keladi diucapkan kepada Unit Kualiti di bawah pimpinan Sdr Hamidi dan kepada para penceramah pakar dalaman kita yang terdiri daripada Pn Nurisyal (Customer Service) & Pn Marina Murni (Questionnaire Design) yang tidak kedekut berkongsi tips yang berguna dalam menyediakan soalan-soalan yang baik & relevan untuk Borang Aduan & Soal Selidik. Jazakallah ...

Bengkel dirasmikan oleh Tuan Pengarah KPTM Bangi, En Abd Azmi Abd Aziz.