NO. ISU Versus NO. SEMAKAN

Pada kebiasaannya dokumen / prosedur (tanpa sebarang perubahan) akan mempunyai nombor rujukan asal seperti berikut :

NO. ISU = 1
NO. SEMAKAN = 0

Persoalannya : Bilakah No. Isu dan No. Semakan ini berubah ?

Let's look at this scenario / Case Study >>

If we change (pinda) the word 'rektor' to 'presiden' anywhere within the document .. walaupun melibatkan 10 kali pindaan perkataan yg SAMA, it's still considered as 1 PINDAAN .. n each 1 pindaan will cause the No.SEMAKAN to increase from 0 to 1, or 1 to 2,  or 2 to 3 etc .. 

When this Pindaan happens one after another until the No. Semakan has reached > 10 times (ie. on the 11th count), then the No. ISU is increased from 1 to 2, or 2 to 3 etc .. n consequently the No. SEMAKAN will be reset to 0 again .. meaning that No. ISU will increase by 1 count each time AFTER 10 times of Semakan happened .. 

Some of us may feel that if the change/ pindaan is just MINOR (eg. typo error of a word and it does not affects the process) then there is no need for PINDAAN or increase in the nos of Semakan .. for such cases, it would be suffice to just do the correction or edit the 'wrong' letter .. 

Unless if the change is MAJOR, like for example is affects the process / procedure, then a proper PINDAAN n an increase to the No. Semakan should be done .. an example would be a pindaan to something that has VALUE (monetary etc) .. or the power to approve / disapprove of certain projects etc

Wallahu a'lam ;)

GERAK GEMPUR PnP : 17-18 Sept 2013

Last kopek .. in preparation for the upcoming Re-Certification audit of our ISO 9001:2008 by SIRIM on 19-20/9/13 .. 

All the best n good luck to all our Process Owners (POs) especially those who are directly involved with Prosedur Pengajaran n Pembelajaran (PnP) .. 

Thank you to all in the non-acad depts, faculty n Academic Dept esp KJs Pn Shamsinah, Pn Nadiah, Pn Asri, Pn Hadza n Ostad Saiful .. u guys r simply awesome !

Keep up the good work !

KURSUS LATIHAN LANJUTAN KLAUSA ISO 9001:2008

Alhamdulillah, pada Sabtu 24 Ogos 2013 Unit Kualiti telah berjaya mengadakan satu lagi Kursus Latihan khusus untuk Juruaudit Dalaman .. kali ini penekanan diberi kepada KLAUSA ISO 9001:2008 .. Penceramah jemputan ialah En Mohd Rafidi Mat Dahan dari SIRIM .. melibatkan 48 orang Juruaudit Dalaman KPTM Bangi .. diadakan di Bilik E6 KPTM Bangi ..

Selain fokus ke atas KLAUSA ia juga beri penekanan ke atas Proc Internal Audit n Proc PnP .. yang mana ia merupakan skop utama ISO KPTM ..

En Rafidi mengingatkan para peserta kursus supaya sentiasa refer n relate klausa kepada formula PDCA .. ia itu Plan Do Check Action .. sbg contoh >> Klausa 4 n 5 ada kaitan dgn PLAN .. Klausa 7 pula ada kaitan dgn DO .. Klausa 8.2.2 n 5.6 di bawah CHECK .. manakala Klausa 8.5.2 n 8.5.3 di bawah ACT ..

Pada asasnya kerja2 auditing ini memerlukan auditor utk memberi DESCRIPTION rather than PRESCRIPTION .. auditor bukan doctor utk memberi prescription 'ubat' .. meaning that auditor is to just describe or highlight penemuan / findings nya saja .. n bukannya memberi 'prescription' atau cara2 utk correction, corrective action (CA) or preventive action (PA) ..

Tapi kalau ada auditor yang willingly nak bagi 'prescription' brsama findings dia maka itu amat dialu2kan oleh process owner (PO) yang mendapat NCR atau OFI untuk memudahkan dia ambil tindakan suslan utk menutupi NCR/OFI berkenaan .. cuma pastikan 'tips' itu diberi secara lisan / VERBAL .. dan pihak PO pun tidak ''quote' / mencatat di mana-mana yang tindakan yang diambil itu adalah atas cadangan / saranan auditor !

Arahan2 kerja yg melibatkan polisi khususnya, yg dkluarkan melalui media electronic spt sms, email, forum fb etc hendaklah dfollow up dgn black n white spt memo / circular bertulis supaya ada reference yg sah .. arahan electronic hanya skadar utk tujuan ia CEPAT dterima utk makluman n tindakan awal oleh pihak pelaksana ..


Berkenaan auditor giving description only dan tidak bersama prescription itu pastinya akan ada yg masih nak debate .. personally, saya rasa seseorang auditee itu amat beruntung jika dia diaudit oleh auditor yang memberi BOTH description n prescription so that auditee or process owner tu tiada lah dok guessing atau mencari2 trial n error apa tindakan correction n prevention yg perlu dia buat .. auditor may x give the 'answer' on how to close the ncr or ofi, but at least bg tips pun dah sufficient utk bantu auditee dpt sedikit idea on what he needs to do nxt ..

 wallahu a'lam

ADUAN Versus MAKLUMBALAS

Dalam pelaksanaan ISO, walaupun terminologi ADUAN dan MAKLUMBALAS mempunyai maksud dan tujuan yang lebih kurang sama, tapi ia tidak sama .. similar but not the same !

The term ADUAN is used when we received comments or suggestions (be it +ve or -ve) through the Suggestion Box (Kotak Cadangan), e-mail, walk-in, surat layang (poison letters) etc ..

MAKLUMBALAS is used when we solicit input, comments or suggestions through Survey Forms (Borang Selidik) yang kita edarkan kepada pelanggan / pengguna utk mendapat feedback (maklumbalas) tentang sesuatu perkara, khususnya perkhidmatan yg telah kita berikan ..

Both methods can be used for the purpose of Continuous Improvements .. Yang penting perlu ada Laporan, Data Analisis, Evidence (Bukti) dan Tindakan Susulan terhadap nya (eg. Correction, Corrective Action n Preventive Action) .. wallahu a'lam