Latihan Semakan Keberkesanan Tindakan Ke Atas OFI

Tarikh : 17-18 Feb 2011 (Khamis-Jumaat)

Lokasi : LT2.1 KTMKL

Penganjur : Bhg Jaminan Kualiti HQ.

Peserta : 36 orang dari setiap kolej KPTM.

Wakil KPTM Bangi : Hj Safian (WP), Pn Nurisyal (AD) & Pn Zuhrah (PD).

Moderator : En Abd Latif Ibrahim (konsultan ISO KPTM)

Semasa Audit Stage2 yang lepas, KPTM Bangi telah memperolehi 5 NCR & 6 OFI. Alhamdulillah kami telah berjaya menutup 5 NCR tersebut. Bengkel ini pula bertujuan untuk melihat tahap keberkesanan tindakan ke atas OFI (opportunities for improvements).

Langkah ini adalah penting kerana sekiranya OFI ini tidak diambil tindakan, atau tindakan yang diambil tidak berkesan, besar kemungkinan OFI ini boleh bertukar kepada NCR apabila pihak SIRIM datang untuk Surveillance Audit pada Nov 2011 nanti.

Jadi untuk mengelakkan perkara ini dari berlaku, maka bengkel latihan ini diadakan sebagai inisiatif untuk berbincang bersama konsultan bagi memastikan langkah2 yang diambil oleh setiap kolej utk menutup OFI ini adalah sesuai & berkesan.

Selain itu, peserta bengkel juga diingatkan bahawa tanggungjawab selepas memperolehi Pensijilan ISO adalah lebih berat. Audit-audit susulan akan lebih terperinci. Setiap PO (process owner) mesti bertanggungjawab sepenuhnya untuk memastikan setiap proses/prosedur berjalan dengan baik & lancar sepertimana yang didokumenkan.

Setiap PO kena pastikan mereka menyimpan supporting documents & bukti2 lain yang berkaitan dengan proses / prosedur yang mereka pegang. Ini termasuklah Akta2, Perjanjian, Jadual, Peraturan, Surat Arahan dalam bentuk bercetak seperti memo / email, minit2 mesyuarat dsbnya.

Penekanan hendaklah diberikan kepada proses menanggani Aduan Pelanggan. Tindakan sesuai mesti diambil segera ke atas setiap aduan yang diterima. Bengkel juga bersetuju untuk menukarkan nama Borang Ketidakpatuhan (NCR) kepada Borang "Projek Penambahbaikan Kualiti" yang bunyinya lebih positif ... Wallahu a'lam.

Bengkel Asas Penyediaan Soalan Untuk Borang Soal Selidik Kepuasan Pelanggan

Bengkel Asas Penyediaan Soalan untuk Borang Soal Selidik Kepuasan Pelanggan telah dilaksanakan pada Sabtu 12 Feb 2011 di DBK 0.2 KPTM Bangi.

Seramai 40 orang peserta telah terlibat dengan bengkel ini. Mereka adalah terdiri daripada JK Pelaksana ISO, Process Owners & beberapa orang kerani yang mewakili jabatan/unit masing-masing.

Soalan-soalan yang dibentuk adalah berdasarkan beberapa aspek kualiti yang memfokuskan kepada layanan kaunter (counter service), kesegeraan (promptness), kecekapan (efficiency), penampilan kawasan (presentation of area), tahap perkhidmatan (standard of services), kemesraan/kecaknaan kakitangan (friendliness of staff) dsbnya.

Ahli bengkel telah bersetuju untuk mewujudkan dua bentuk borang : ADUAN PELANGGAN (secara berterusan) & SOAL SELIDIK (secara berkala & selepas setiap aktiviti rasmi kolej).

Borang soal selidik juga dibuat dalam dua bentuk : AM yang merangkumi kesemua jabatan/unit & yang KHUSUS untuk setiap jabatan/unit.

Bengkel juga bersetuju untuk meletakkan Borang Aduan & Soal Selidik ini di blog & laman web rasmi kolej supaya mudah dicapai oleh pihak pelanggan.

Terima kasih daun keladi diucapkan kepada Unit Kualiti di bawah pimpinan Sdr Hamidi dan kepada para penceramah pakar dalaman kita yang terdiri daripada Pn Nurisyal (Customer Service) & Pn Marina Murni (Questionnaire Design) yang tidak kedekut berkongsi tips yang berguna dalam menyediakan soalan-soalan yang baik & relevan untuk Borang Aduan & Soal Selidik. Jazakallah ...

Bengkel dirasmikan oleh Tuan Pengarah KPTM Bangi, En Abd Azmi Abd Aziz.

Bengkel Amalan 5S Kaizen

On 31/1-1/2/11 an intro workshop on 5S Kaizen was organized by Jaminan Kualiti at LT2.1 KPTM KL. All reps from branch colleges attended this 2 day workshop. KPTM Bangi was represented by Pengarah (En Abd Azmi), TPA/WP (Hj Safian), TPP (En Nordin) & Exec HEP (En Anuar).

Speakers/consultants were Tn Hj Kassudin Yassin & Tn Hj Ishak Salleh, both from Integrated KAIZEN Sdn Bhd.

Participants were introduced to the basic concepts of 5S Kaizen : SEIRI (sisih = sort), SEITON (susun = set in order), SEISO (sapu = sweep), SEIKETSU (seragam = standardization) & SHITSUKE (sentiasa amal = sustain).

In Japanese, KAI = 'change' and ZEN = 'good'. In short, it means CHANGE FOR THE BETTER, or 'penambahbaikan berterusan' = continual improvements = peningkatan secara perlahan/gradual/kecil tapi berkesan.

5S works hand-in-hand to support ISO. 5S controls & focuses on the physical aspects of our day-to-day work that is VISIBLE, whereas ISO focuses more on the control of documentations/procedures/forms.

For further details, can refer to Amalan 5S Sektor Awam MAMPU at http://www.jupem.gov.my

Wallahu a'lam.