History of ISO KPTM Bangi

It all started in Nov 2008 when UiTM issued directives for all KKBs to get ISO certification latest by Dec 2010. Two workshops were held by UiTM for all their KKBs : Dec 2008 @ Shah Alam and Jun 2009 @ Jengka, Pahang.

In Jan2010, our newly appointed KPTM Rector (Y Bhg Dato' Hj Yusoff Harun) directed all KPTM colleges to go for ISO certification encompassing all KPTM homegrown & UiTM programs. Deadline given was also by Dec 2010.

KPTM HQ then appointed Paisley Consulting SB as our ISO Consultant , where several workshops were held as follows :

5/5/10 – Kursus Pendedahan ISO

17-18/6/10 – Bengkel Penentuan Skop & Analisis Jurang Perbezaan

22/7/10 Lawatan Pemantauan oleh BPKJK

Then in Aug 2010, KPTM appointed En Abd Latif Ibrahim as the new ISO Consultant, who then offered a series of workshops to our staff especially on Latihan Audit Dalaman.
On 24 Sept 2010, we had our 1st official Taklimat Pembudayaan ISO 9001:2008 to all staff and students.

Adequacy Audit (Stage 1) was done by SIRIM on 27 Oct 2010. This later followed by Certification Audit (Stage 2) which was held on 10-12 Nov 2010. Alhamdulillah we finally got our ISO Certification from SIRIM on 17 December 2010, expiring on 16 December 2013.

After almost one year now, we are busy again preparing for the 1st Surveillance Audit by SIRIM tentatively on 14-15 November 2011.

Bengkel Peningkatan & Kefahaman Pelaksanaan ISO pada 13-15 Jul 2011 di Hotel Ancasa Resort All Suites, PD

Bengkel dirasmikan oleh Presiden KPTM Y.Bhg Dato' Hj. Yusoff Bin Harun. Dalam ucaptama beliau menyatakan bahawa keywords kepada kejayaan ISO kita ialah SINCERITY & COMMITMENT !

Y.Bhg Dato' Presiden membentangkan 'Laporan Forensik' pelaksanaan ISO kolej2 untuk tujuan makluman dan diambil tindakan susulan oleh semua pihak yang berwajib.

Beliau mahukan pembudayaan & komunikasi dalaman dipermantapkan supaya semua warga kolej peka & tahu tentang perkembangan ISO khususnya di kolej masing2.

Selain daripada platform Papan Kenyataan untuk berkongsi maklumat, komunikasi dalaman juga boleh dibuat melalui blog, forum FB, email & InfoTV. Kolej2 cawangan disaran supaya explore platform ICT dalam berkomunikasi dengan ahli warga kolej masing2.

Sehubungan dengan itu beliau juga mahu WP mestilah dari kalangan TP setiap kolej. Selain itu, Audit Dalam adalah ibarat jantung kepada ISO ..

Peserta bengkel yang dikendalikan oleh BPKJK in terdiri daripada wakil2 tertinggi pengurusan ISO (WP/PD/AD/PK) setiap kolej cawangan kecuali Semporna dan Gua Musang. Mode bengkel kali ini adalah relax n easy .. santai. Para peserta banyak memberi input untuk tujuan 'sharing' dengan rakan2 kolej lain ..

Antara fokus bengkel kali ini ialah untuk membincang serta memperincikan lagi kefahaman tentang fungsi dan tanggungjawab mereka yang terlibat dengan ISO khususnya Wakil Pengurusan (WP), Pegawai Dokumen (PD), Ketua Audit Dalam (KAD) dan Pegawai Kualiti (PK) atau Wakil Kualiti (WK) yang menjadi 'champion' kepada unit/jabatan masing2.

Alhamdulillah, semua peserta memberi komitmen yang sangat tinggi dalam sesi / modul perbincangan yang diadakan .. Banyak juga 'masalah2' yang dihadapi dalam melaksanakan ISO di kolej masing2 sempat diluahkan untuk tujuan perbincangan dan mencari tips & solution yang terbaik untuk menangganinya .. SHARING IS CARING !

Pemandangan pantai yang tenang dari bilik penginapan peserta di Blok A. Setakat ini saya rasa Hotel Ancasa Resort PD adalah antara lokasi yang terbaik untuk berbengkel .. ;)

Bengkel Penyemakan & Penambahbaikan Dokumen ISO 9001:2008 KPTM Bangi pada 10-12 Jul 2011 di Glory Beach Resort, PD

Perasmian bengkel dilaksanakan oleh Tuan Pengarah En Abdul Azmi Abdul Aziz. Bengkel dimulakan dengan taklimat oleh Hj Safian Saidi (TPA/WP) dengan memberi fokus kepada hasil MKSP 1/2011 untuk makluman dan tindakan lanjutan peserta bengkel. Beliau juga menyentuh tentang pencapaian 9 Objektif Kualiti setakat ini.

Slot berikutnya diikuti dengan pembentangan oleh Pn Nurisyal (Ketua Audit Dalam) berkaitan status penutupan NCR serta OFI yang dikeluarkan oleh SIRIM pada Audit 2 (Compliance) tahun lepas.

Pn Nurosielawati sedang menjelaskan isu berkaitan TOV. Klausa 8.4 Analisis Data dibincang secara lebih terperinci & diberi penekanan supaya semua PO ambil maklum dan tindakan sewajarnya. Penerangan tentang Sistem Kawalan Dokumen dan Rekod juga telah dibuat oleh Pegawai Dokumen Pn Nur Zuhrah.

En Nordin Ahmad (TPP/WP2) menjelaskan tentang jadual senggaraan dan penilaian prestasi pembekal .. Ini banyak berkait dengan Klausa 6.3 (Prasarana), Klausa 7.4.1 (Perolehan) serta Klausa 7.4.3 (Penentusahan produk yang dibeli).

Klausa 8.5.3 (Tindakan Pencegahan) juga dibentang dan dibincang bersama peserta bengkel supaya lebih memahami apa sebenarnya yang dituntut oleh klausa tersebut.

Sesi sebelah petang memberi ruang kepada Pn Hjh Radziah membincangkan penambahbaikan ke atas SIE (Student Instructor Evaluation) yang mana bengkel telah berjaya memantapkan lagi soalan2 penilaian itu supaya lebih jelas & relevan dengan objektif yang ingin dicapai.

Ini diikuti dengan slot semakan semula Borang Aduan Pelanggan oleh Pn Hjh Noorliana Alias supaya menjadi lebih efektif serta jelas dan mudah digunakan.

Slot pada hari akhir memberi ruang kepada para peserta untuk mengemaskini dan mencetak dokumen & borang2 yang telah dibuat penambahbaikan sebelum diserahkan kepada pihak urusetia.

View cantik daripada bilik penginapan para peserta .. Tempatnya elok, makanan pun sedap, cuma terdapat banyak lalat di dewan makan .. harap2 pihak pengurusan GBR dapat buat sesuatu .. ;)

Gambar kenangan bersama Pasukan ISO KPTM Bangi 2011 yang terkini ... ;)

Kawalan Ketidakpatuhan / Ketakakuran

Kawalan KETIDAKPATUHAN adalah berkait rapat dgn Klausa 8.3. Ketidakpatuhan boleh berlaku drp perkara2 spt berikut:

• Ketidakpatuhan dlm perkhidmatan P&P
• Perolehan produk/khidmat pembekal/kontraktor yg tidak menepati spesifikasi
• Kualiti Objektif yg tidak mencapai sasaran 3 kali berturut2
• Penerimaan aduan pelanggan 3 kali berturut2
• Sebarang perkara yg tidak mematuhi prosedur

Contoh2 ketidakpatuhan P&P :

• berlaku masalah disiplin berat yg dkenalpasti oleh pegawai yg dberi kuasa
• meniru semasa peperiksaan
• ketidakhadiran ke kuliah/tutorial > 20%
• pensyarah tidak hadir kuliah tanpa notis
• pensyarah tidak laksanakan P&P mengikut pelan yg dsediakan
• dewan kuliah tidak dpt dgunakan
• peralatan bilik kuliah/makmal tidak dpt dgunakan
• masalah sama yg berulang > 3 kali yg kritikal & menjejaskan KUALITI P&P

Isu lain yg berkaitan rapat dgn Kawalan Ketidakpatuhan ialah dari segi MEKANISMA atau cara kita 'control / monitor' supaya ketidakpatuhan ini tidak berulang atau berlaku lagi.

Sbg contoh:

a) Utk perolehan menepati spesifikasi - maka dilaksanakan Audit Dalaman dr masa ke masa (sbg pemantauan), spesifikasi diberi dgn jelas kpd pihak pembekal, penilaian pembekal dbuat secara berkala dsbnya.

b) Utk kehadiran pelajar ke kuliah > 80% - maka pensyarah ambil kedatangan 'on daily basis', keluarkan surat peringatan/amaran bila mencapai 7% & 14% ketidakhadiran. Cuba nasihat & 'selamatkan' pelajar sebelum terlewat etc

c) Utk dewan kuliah & peralatan nya dapat dgunakan - maka pihak berwajib kena adakan jadual senggaraan secara berkala, aduan senggaraan di ambil tindakan segera, lapor & bincang dlm MKSP dsb nya ..

Wallahu a'lam.

SURVEILLANCE AUDIT 1 (SA1)

Pihak SIRIM telah mengenalpasti tarikh2 SA1 untuk kesemua kampus KPTM seperti berikut :

1) Kuantan 9-11/11/11

2) Batu Pahat 09-11/11/11

3) Bangi 14-15/11/11

4) Kota Bharu 16-17/11/11

5) Kuala Lumpur 21-22/11/11

6) Ipoh 23-24/11/11

7) Alor Setar 29/11-1/12/11

8) Semporna 19-21/12/11

SA1 akan fokus kepada prosedur & perkara berikut :

a) Kawalan Dokumen & Rekod

b) Audit Dalaman

c) MKSP

d) Aduan Pelanggan

e) Maklumbalas Pelanggan

f) Tindakan Pencegahan

g) Tindakan Pembetulan

h) Pencapaian Objektif Kualiti

Auditor SIRIM juga akan menyemak previous findings (semasa Audit Stage2 & Audit Dalaman) serta buat penilaian ke atas tindakan yang telah kita ambil untuk menutup NCR & OFI tersebut.

Semua pihak khususnya AJK Pelaksana ISO hendaklah memberi komitmen & memainkan peranan yang berterusan dalam pelaksanaan SPK ISO KPTM Bangi .. ;)

MKSP Bil.01/2011 on 4th July 2011

Alhamdulillah today we had our MKSP Bil.01/2011 at 0900hrs held at BM1. Telah menyentuh kesemua 8 agenda utama spt berikut :

1. Pencapaian dasar & Obj Kualiti

2. Hasil Laporan Audit Dalaman

3. Laporan Aduan & Maklumbalas Pelanggan

4. Prestasi Proses & Keakuran Perhidmatan

5. Status Tindakan Pembetulan & Pencegahan

6. Susulan ke atas tindakan MKSP yang lalu

7. Cadangan untuk peningkatan & penambahbaikan SPK

8. Perubahan2 yang boleh beri kesan terhadap SPK

Ada beberapa isu yang akan dibawa ke Bengkel ISO untuk perbincangan lebih lanjut pada 8-10/7 di Glory Beach Resort, PD. Antaranya ialah cadangan penambahbaikan kepada:

a) Borang Aduan & Maklumbalas Pelanggan supaya lebih mudah difahami

b) Soalan2 dalam Borang penilaian SIE supaya lebih relevan

c) Tatacara penilaian TOV supaya lebih jelas, khususnya tentang ownership & tatacara pengumpulan serta analisis data dsbnya

Mesy berakhir jam 1300 hrs .. ;)