GAP analysis Vs DATA analysis

It won't be surprising if some of us may think that both terms (Gap analysis and Data analysis) are just the same thing .. but in actuality they are different ..

DATA ANALYSIS is actually much 'simpler' to do in a sense that we just need to compile, analyse and display it in the form of graphs / pie charts etc. Full stop ! It doesn't tell you what is good or bad about the data or graph that has been projected .. it doesn't explains or highlights what else need to be done or eliminated for continual improvements etc .. in short, it is simply a graph or pie chart without any meaningful or constructive messages !

But for GAP ANALYSIS we are expected to do much more than that .. in addition to what we do for Data Analysis, Gap analysis requires us to assess the 'SPACE' between where we are (what is currently being done) and where we want to be (what is required by law/ organization) .. simply put, it highlights which of the variables or requirements that are being met and which are not ..

Gap analysis should tell us which practices (amalan), services or functions have been left out or should be eliminated (accidentally or deliberately) and which one is still needed to be developed or enhanced .. it tells us if there is any 'gap' that we need to improve on .. so that 'where we want to be' can be achieved !

NO. ISU Versus NO. SEMAKAN

Pada kebiasaannya dokumen / prosedur (tanpa sebarang perubahan) akan mempunyai nombor rujukan asal seperti berikut :

NO. ISU = 1
NO. SEMAKAN = 0

Persoalannya : Bilakah No. Isu dan No. Semakan ini berubah ?

Let's look at this scenario / Case Study >>

If we change (pinda) the word 'rektor' to 'presiden' anywhere within the document .. walaupun melibatkan 10 kali pindaan perkataan yg SAMA, it's still considered as 1 PINDAAN .. n each 1 pindaan will cause the No.SEMAKAN to increase from 0 to 1, or 1 to 2,  or 2 to 3 etc .. 

When this Pindaan happens one after another until the No. Semakan has reached > 10 times (ie. on the 11th count), then the No. ISU is increased from 1 to 2, or 2 to 3 etc .. n consequently the No. SEMAKAN will be reset to 0 again .. meaning that No. ISU will increase by 1 count each time AFTER 10 times of Semakan happened .. 

Some of us may feel that if the change/ pindaan is just MINOR (eg. typo error of a word and it does not affects the process) then there is no need for PINDAAN or increase in the nos of Semakan .. for such cases, it would be suffice to just do the correction or edit the 'wrong' letter .. 

Unless if the change is MAJOR, like for example is affects the process / procedure, then a proper PINDAAN n an increase to the No. Semakan should be done .. an example would be a pindaan to something that has VALUE (monetary etc) .. or the power to approve / disapprove of certain projects etc

Wallahu a'lam ;)

GERAK GEMPUR PnP : 17-18 Sept 2013

Last kopek .. in preparation for the upcoming Re-Certification audit of our ISO 9001:2008 by SIRIM on 19-20/9/13 .. 

All the best n good luck to all our Process Owners (POs) especially those who are directly involved with Prosedur Pengajaran n Pembelajaran (PnP) .. 

Thank you to all in the non-acad depts, faculty n Academic Dept esp KJs Pn Shamsinah, Pn Nadiah, Pn Asri, Pn Hadza n Ostad Saiful .. u guys r simply awesome !

Keep up the good work !

KURSUS LATIHAN LANJUTAN KLAUSA ISO 9001:2008

Alhamdulillah, pada Sabtu 24 Ogos 2013 Unit Kualiti telah berjaya mengadakan satu lagi Kursus Latihan khusus untuk Juruaudit Dalaman .. kali ini penekanan diberi kepada KLAUSA ISO 9001:2008 .. Penceramah jemputan ialah En Mohd Rafidi Mat Dahan dari SIRIM .. melibatkan 48 orang Juruaudit Dalaman KPTM Bangi .. diadakan di Bilik E6 KPTM Bangi ..

Selain fokus ke atas KLAUSA ia juga beri penekanan ke atas Proc Internal Audit n Proc PnP .. yang mana ia merupakan skop utama ISO KPTM ..

En Rafidi mengingatkan para peserta kursus supaya sentiasa refer n relate klausa kepada formula PDCA .. ia itu Plan Do Check Action .. sbg contoh >> Klausa 4 n 5 ada kaitan dgn PLAN .. Klausa 7 pula ada kaitan dgn DO .. Klausa 8.2.2 n 5.6 di bawah CHECK .. manakala Klausa 8.5.2 n 8.5.3 di bawah ACT ..

Pada asasnya kerja2 auditing ini memerlukan auditor utk memberi DESCRIPTION rather than PRESCRIPTION .. auditor bukan doctor utk memberi prescription 'ubat' .. meaning that auditor is to just describe or highlight penemuan / findings nya saja .. n bukannya memberi 'prescription' atau cara2 utk correction, corrective action (CA) or preventive action (PA) ..

Tapi kalau ada auditor yang willingly nak bagi 'prescription' brsama findings dia maka itu amat dialu2kan oleh process owner (PO) yang mendapat NCR atau OFI untuk memudahkan dia ambil tindakan suslan utk menutupi NCR/OFI berkenaan .. cuma pastikan 'tips' itu diberi secara lisan / VERBAL .. dan pihak PO pun tidak ''quote' / mencatat di mana-mana yang tindakan yang diambil itu adalah atas cadangan / saranan auditor !

Arahan2 kerja yg melibatkan polisi khususnya, yg dkluarkan melalui media electronic spt sms, email, forum fb etc hendaklah dfollow up dgn black n white spt memo / circular bertulis supaya ada reference yg sah .. arahan electronic hanya skadar utk tujuan ia CEPAT dterima utk makluman n tindakan awal oleh pihak pelaksana ..


Berkenaan auditor giving description only dan tidak bersama prescription itu pastinya akan ada yg masih nak debate .. personally, saya rasa seseorang auditee itu amat beruntung jika dia diaudit oleh auditor yang memberi BOTH description n prescription so that auditee or process owner tu tiada lah dok guessing atau mencari2 trial n error apa tindakan correction n prevention yg perlu dia buat .. auditor may x give the 'answer' on how to close the ncr or ofi, but at least bg tips pun dah sufficient utk bantu auditee dpt sedikit idea on what he needs to do nxt ..

 wallahu a'lam

ADUAN Versus MAKLUMBALAS

Dalam pelaksanaan ISO, walaupun terminologi ADUAN dan MAKLUMBALAS mempunyai maksud dan tujuan yang lebih kurang sama, tapi ia tidak sama .. similar but not the same !

The term ADUAN is used when we received comments or suggestions (be it +ve or -ve) through the Suggestion Box (Kotak Cadangan), e-mail, walk-in, surat layang (poison letters) etc ..

MAKLUMBALAS is used when we solicit input, comments or suggestions through Survey Forms (Borang Selidik) yang kita edarkan kepada pelanggan / pengguna utk mendapat feedback (maklumbalas) tentang sesuatu perkara, khususnya perkhidmatan yg telah kita berikan ..

Both methods can be used for the purpose of Continuous Improvements .. Yang penting perlu ada Laporan, Data Analisis, Evidence (Bukti) dan Tindakan Susulan terhadap nya (eg. Correction, Corrective Action n Preventive Action) .. wallahu a'lam

Re-Certification Audit 2013 is just around the corner

Alhamdulillah .. Pejam celik pejam celik we are almost completing 3 years (17/12/10 - 16/12/13) full cycle with ISO 9001:2008 .. Just to recap what we have been through :

27/10/10 : Cert. Audit Stage I (0 OFI, 0 NCR, 7 verbal comments)
10-12/11/10 : Cert. Audit Stage II (6 OFI, 5 NCR)
14-15/11/11 : Surveillance Audit I (7 OFI, 2 NCR)
21/11/12 : Surveillance Audit II (7 OFI, 1 NCR)

In preparation for the upcoming Re-Certification Audit by SIRIM (roughly in Sept 2013), the following are list of audit activities in the pipeline :

1) Progressive Audit (to focus on all ongoing activities). Four dates have been identified : 25/3-5/4, 20-31/5, 24-28/6 and 26-30/8/13.
2) Audit Dalaman I : 15/4-9/5 followed by MKSP I on 30/5/13
3) Audit Dalaman II : 1/7-1/8 followed by MKSP II on 29/8/13

Re-Certification Audit by SIRIM is expected to be in mid Sept 2013 as SIRIM has already reminded that they will come in at least 2-3 months before "expiry date" on 16/12/13.

Re-cert Audit will also be a bit longer than usual, anticipating around 4 man-days and will definitely encompass 100% of the SPK (Sistem Pengurusan Kualiti).

All POs (Process Owners) are reminded to do analysis as well as penilaian pencapaian Objektif Kualiti relevant to their respective divisions / units.

Auditors are also expecting to see all CAs and PAs (Corrective and Preventive Actions) have been taken action on. They also want to see REVIEWS done over the data and findings over the last three years ..

All the best to all esp POs !

SURVEILLANCE AUDIT II - 21 Nov 2012

On 14/11/12 we received a fax from SIRIM QAS stating that the SAII will be held one day earlier on 21/11/12 (Wed). Original dates were 22-23/11/12. Audit Team Leader is Pn Parimala Devi Ganesan, and she'll be assisted by two other auditors namely Tn Hj Ali Borhan and Mr. Mani Maaran Krishanan .. All the best to our ISO team !

Bengkel Audit Dalaman : 24-26 Feb 2012

Tarikh : 24-26 Feb 2012
Lokasi : L2 KPTM Bangi
Peserta : 46 orang staf, majoriti drp kalangan pensyarah yang dilantik sbg Juruaudit Dalam KPTM Bangi. Ada seorang 'peserta tumpang' dari KPTM BPahat - Pn Fadilah Mohamad Ishak.
Penceramah : Pn Siti Rahmah Ahmad, Auditor Kanan SIRIM Qas International ..

Barisan urusetia yg sgt setia menguruskan welfare para peserta kursus .. Ust Elmi Baharuddin (Ketua), Noor Shahida Nor Azmi, Azizah @Elys Tohid, Noorashidah Mohd Hairani, Rahila Abu Bakar n Mohd Sukry Ali Raus .. ;)

En Saifulkahar (Pengurus Bhg Jaminan Kualiti HQ) dan Sdr Shafian (Exec Bhg JKualiti HQ) juga hadir untuk memantau ..

Apa ROOT CAUSE nyer ek ? apa2 pun mesti rujuk kpd Klausa dulu .. ;) Klausa paling popular ialah 7.5.1 ... Plan n carry out ! And 8.2.3 ... Process !

"Kalau ada trend, boleh kasi NCR" ! Itu lah tips daripada Pn Siti Rahmah - penceramah dari SIRIM yg sgt berpengalaman .. very straight forward .. mudah difahami .. ;)

Seronok selepas buat Mock Audit .. sebab dpt apply Klausa SPK terus kpd situasi sebenar .. Tips auditing : pastikan Standards tu dibaca n fahami dulu. Pastu baru lah LISTEN n OBSERVE betul2 apa yg berlaku disekeliling .. ;)

Byk group work n case studies .. ala Problem-Based Learning (PBL) style .. ;) Overall, bengkel kali ini adalah antara yang terbaik pernah saya hadiri kerana ia banyak menekankan ...

1) pemahaman Klausa Standards 4, 5, 6, 7 & 8 dalam ISO 9001:2008.
2) kaedah pengauditan : sebelum, semasa dan selepas
3) mock audit - penulisan & pembentangan hasil audit .. very practical n sangat berkesan !

Terima kasih kepada Pn Siti dan Bhg Jaminan Kualiti (HQ) kerana mengadakan bengkel yang memang menjurus kepada KOMPETENSI ini .. Jazakallahu khairan kathiira .. ;)

Mesyuarat Penemuan Audit Pemantauan (SA1) SIRIM 2011

Alhamdulillah pada 11-12 Jan 2012 telah diadakan satu Mesyuarat Penemuan Audit Pemantauan (Surveillance Audit 1) SIRIM 2011.

Mesyuarat hasil inisiatif Bhg Jaminan Kualiti KPTM ini telah diadakan di Dewan LT2.1 KPTMKL. Ia melibatkan semua wakil2 kolej yg terdiri daripada WP, TWP, Ketua Audit Dalaman, TPA dan TPP kolej masing-masing.

Wakil2 kolej telah membentangkan penemuan2 serta tindakan yang diambil oleh pihak kolej dalam usaha untuk menutup NCR yg diperolehi ..

Selain daripada itu, mesy ini juga membincangkan pelarasan serta penambahbaikan ke atas Objektif Kualiti sedia ada.

Mesyuarat telah dikendalikan sepenuhnya oleh Pengurus Bhg Jaminan Kualiti KPTM, Sdr Saifulkahar Shariff.

GOTONG ROYONG PERDANA 5S Peringkat KPTM Bangi pada 29/12/11

Alhamdulillah .. hari ini tanggal 29 Disember 2011, JK 5S KPTM Bangi telah berjaya mengadakan Program Gotong-Royong Perdana. Fokus utama aktiviti ini ialah melaksanakan S yg pertama Amalan 5S iaitu SISIH (Seiri).

Antara gerak kerja yg terlibat ialah :
1) Menyisih perabut2 / mana2 peralatan atau item yg rosak / td boleh pakai / tidak dperlukan lagi
2) Melabelkan suis lampu / kipas / air-conditioner / meja/ tong sampah dsb
3) Menyenaraikan mana2 kerja yang td sempat dbuat / yg perlu dbuat dmasa hadapan (for next project) .. ;)

Acara dmulakan dgn Ucapan Aluan n Perasmian oleh Tn Pgh - En Abdul Azmi Abdul Aziz .. ;)

Sdr Anuar dgn penuh semangat memberi taklimat kepada para petugas .. ;)

Antara warga kolej yg hadir utk Program Gotong-Royong kali ni .. ramai gak yg sedang brcuti .. almaklum lah hujung tahun .. ;)

Ketua Kumpulan menerima 'goody bags' drp Tn Pengarah .. kat dalam tu mcm2 ada .. gunting, sticker n peralatan lain utk melabelkan suis, kipas dsbnya .. huhu ;)

Ini lah antara wajah2 manis KPTM Bangi .. melabelkan suis kipas pun dbuat dgn penuh senyuman .. huhu ;)

Pasni leh warga kolej boleh email jer aduan (jika ada) kpd : aduanbangi@kptm.edu.my .. ;)

Fuyooh .. Sdr Ahmad dgn khusyuk nya melabelkan "ruang parking" tong sampah .. ;)

Labeling kedudukan meja ..

Banyak gak arr kerusi patah n rosak yg dpt dkumpulkan ..

Ni lah baru betul2 kerja .. menyisihkan peralatan n perabut yg rosak / tidak dperlukan .. ;)

Perghh .. Ustz Elmi angkut DUA kerusi plastik skali gus tuuh .. dasatt ! hehe ;) Sambil dperhatikan oleh Dini n Didi .. ;)

Now you see ..

.. now you don't ! A classic example of SISIH !

5 sweeties bergambar bersama hasil sisihan dari Blok Akademik (selonggok kat belakang tuh) .. ;)

Acara sisih yg paling klimaks n dnanti2kan oleh semua .. MENYISIH nasi lemak dgn lauk pauk nya skali .. huhu ;)

Rezki jgn dtolak ... Nasi lemak simple .. Nyum nyum .. ;)

Tu dia .. beratur panjang ;) Amboih .. Ani n Khairul antara yg terawal masuk queue .. huhu ;)

Setelah penat menyisih perabut2 rosak etc, it's makan time sambil sembang2 merapatkan silaturrahim .. Boleh buat sokmo nih .. ;)

Pn Aruna pun ada .. Alhamdulillah acara tamat jam 12.30 tghari .. ;) Lepas nih JK 5S akan buat program gotong-royong susulan Fasa ke-II pulak .. Next project will b focusing on SUSUN (Seiton) .. insyaAllah ;)

Surveillance Audit SA1 : 14-15 Nov 2011

Alhamdulillah, pada 14-15 Nov lepas telah berlangsung Audit Pemantauan (Surveillance Audit / SA1) oleh SIRIM.

Ahlan wasahlan dan Selamat Datang ! Banner mengalu-alukan kedatangan 2 orang auditor SIRIM - En Teo Kah Chin (Lead auditor) dan En Mohamad Rafidi Mat Dahan ke kampus KPTM Bangi.

Welcome drinks sambil menandatangani Buku Pelawat di Pejabat Pengarah sebagai kenangan .. ;) From left : Ust Nazir (Ketua Unit Kualiti), En Rafidi, En Teo dan En Abdul Azmi (Pengarah KPTM Bangi)

Opening Meeting .. menyatakan tujuan audit dan Audit Plan utk 2 hari yg melibatkan '3 man-days'. En Rafidi hanya terlibat utk hari pertama (1 man-day) saja, manakala En Teo terlibat utk 2 hari (2 man-days) .. ;)

Lokasi pertama : Bilik Dokumen .. Alhamdulillah CIA, PD, Unit Kualiti .. semua mantop belaka .. ;)

Yum yum time .. kami sediakan menu khas (vegetarian) utk Mr Teo .. yg lain2 pun ambil kesempatan utk merasa masakan vegetarian nih .. very light n healthy ! Pilihan menu oleh Pn Zuhrah (Pegawai Dokumen) .. ;)

Pengurus Bhg Jaminan Kualiti HQ pun sempat datang mencemar duli .. ;) Tq En Saifulkahar for your support !

Audit Proses Peperiksaan Akhir dan Bilik Kebal .. tapi alhamdulillah Pn Rosima telah bersedia dgn jawapan2 yg 'kebal' jugak .. huhu ;)

Exit Meeting .. 2 NCR Minor n beberapa OFI serta 'teguran lisan' utk tujuan penambahbaikan .. :) Alhamdulillah kali ni kami dpt Auditors yg sangat 'thorough' and very experienced .. byk dpt belajar ttg kualiti dan kerja2 audit .. ;)

Komitmen keseluruhan daripada warga kolej adalah sgt baik, khususnya CIA, PD dan JK Unit Kualiti. Process Owners, Program Koordinator, Ketua Jabatan dan seluruh warga kolej yg lain telah memberi kerjasama yg mantop. Keep up the good work guys !

Kami diberi masa 1 bulan utk menjawab / beri respon kepada NCR Minor serta OFI di atas, dan dua bulan utk menutup NCR tersebut .. InsyaAllah ini akan dilaksanakan segera ! KPTM Bangi Hebat !

Penemuan Audit Dalaman - Sept 2011

Secara keseluruhan Audit Dalaman yang dijalankan pada Sept 2011 telah mengeluarkan sebanyak 10 NCR dan 29 OFI. Daripada jumlah tersebut, didapati Klausa yang paling 'popular' atau kerap dikaitkan ialah Klausa 4.2.3 KAWALAN DOKUMEN dan 4.2.4 KAWALAN REKOD.

Secara terperinci, 1 NCR dan 6 OFI telah dikaitkan dengan Klausa 4.2.3, manakala 3 NCR dan 5 OFI dikaitkan dengan Klausa 4.2.4.

Pihak pengurusan kolej memandang serius tentang penemuan ini dan telah bersetuju dengan cadangan Audit Dalaman supaya bagi setiap proses, semua pihak khususnya Ketua Bahagian/Unit, Pegawai Dokumen dan Wakil Dokumen hendaklah memastikan semua dokumen SPK di bahagian masing-masing adalah terkawal mengikut kehendak Standard ISO 9001:2008 dan prosedur yang organisasi telah tetapkan.

Kawalan Dokumen yang dimaksudkan termasuklah :

• proses kelulusan dokumen sebelum diedarkan
• mengemaskini mengikut keperluan serta diluluskan semula
• memastikan perubahan dan status semakan terkini dokumen dapat ditunjukkan
• memastikan dokumen yang digunapakai disediakan di tempat ia digunakan
• memastikan dokumen sentiasa boleh dibaca dan dikenalpasti
• dokumen dari institusi luar hendaklah dikenalpasti dan dikawal pengedarannya

Pastikan kita tidak menggunakan dokumen-dokumen lapuk dengan tidak sengaja.

Dari segi Kawalan Rekod, rekod-rekod hendak lah :

• sentiasa mudah dibaca, dikenalpasti dan diperolehi dengan menyenaraikannya ke dalam Senarai Rekod Kualiti di bahagian/ unit masing-masing.

Aktiviti kawalan rekod perlulah mematuhi prosedur yang telah ditetapkan oleh organisasi dari segi :

• pengenalan, penyimpanan, perlindungan, tanggungjawab, tempoh penyimpanan dan pelupusan rekod-rekod.

Pihak Auditor Dalaman mencadangkan supaya satu taklimat atau penerangan khas tentang kawalan dokumen dan rekod perlu dilaksanakan segera agar semua pihak faham tentang kehendak proses ini.

Carta Barisan Pengurusan KPTM Bangi 2011-2012

Carta SPK KPTM Bangi 2011

Buku Panduan Kualiti KPTM Bangi - edisi perintis

Alhamdulillah, tepat pada tarikh yang dijanjikan pada 1 Nov 2011, maka telah siap satu Buku Panduan Kualiti ISO 9001:2001 KPTM Bangi Edisi Perintis. Dalam buku ini dikompilkan segala garis panduan, tatacara serta borang-borang yang berkaitan dengan pelaksanaan ISO.

Syabas dan sekalung tahniah kepada Unit Kualiti dan JK Penerbitan yang telah bertungkus lumus mengumpul, menyusun serta mencetak maklumat-maklumat ini sebagai rujukan warga KPTM Bangi khususnya.

Caiyok n keep up the good work !

SENARAI CADANGAN PELAJAR SESI 0711 (Julai 2011)

Saya baru sahaja habis menghadiri Mesy JK Aduan & Maklumbalas Pelanggan yang dipengerusikan oleh Tn Pgh sendiri. Berikut adalah maklumbalas n cadangan yang dibentang oleh Pn Hjh Noorliana Alias selaku s/usaha JK hasil daripada input yang diterima daripada pihak pelajar (Prg Dalaman) melalui Borang Soal Selidik Maklumbalas n Kepuasan Pelanggan untuk makluman n tindakan kita bersama :

1. Perbanyakkan parking dalam kawasan kolej

2. Majukan sukan untuk KPTM

3. Kawalan ketat di asrama kerana student lelaki & perempuan bebas

4. Perlu mesra pelanggan

5. Sediakan lebih banyak parking

6. Perlu tingkatkan bghn. kafeteria dan kemasukan dan rekod

7. Sediakan ATM dan wifi

8. Tambahkan tempat letak kereta kerana banyak kecurian kereta

9. Berikan perkhidmatan yang lebih bagus

10. Makanan kafe mestilah bertukar-tukar dan kena bersih, bosan makanan yang sama

11. Tingkatkan lagi sistem cms

12. Sediakan lebih banyak parking, bersih semua kelas

13. Memperbanyakkan lagi menu makanan di kolej

14. Harga makanan terlalu mahal

NOTE: the above comments are original (unedited) .. ;)

MKSP Bil.02/2011 on 17th Oct 2011

Mesyuarat Kajisemula Pengurusan (MKSP) I/2011 telah diadakan pada 4/7/11. Manakala MKSP II/2011 pula telah diadakan pada pagi semalam 17/10/11. Kini selesai sudah pembentangan dan endorsement penemuan n komen2 internal auditors serta tindakan yg di ambil (corrective n preventive) oleh auditee .. Harapan utama ialah semoga semua NCR n OFI dpt ditutup sebelum Surveillance Audit SIRIM pd 14-15/11 nanti ..

Fokus utama MKSP ialah untuk melihat supaya semua auditee telah isi penuh Borang Audit Susulan tentang PUNCA serta tindakan susulan dan PEMBETULAN yg BETUL-BETUL boleh dan mampu menutup NCR/OFI trsebut .. bukan skadar utk penuhi ruang kosong dalam borang sahaja.

Pegawai Dokumen telah memilih 24 Okt 2011 (Isnin) untuk mengadakan satu sesi perbincangan antara Pegawai Dokumen dengan Wakil2 Dokumen Jabatan/Unit. Sesi perbincangan ini dirasakan amat perlu rentetan dari penemuan2 Audit Dalaman KPTMBG baru2 ni yg mana banyak OFI dan NCR telah dikeluarkan dibawah Klausa 4.2.1, 4.2.3 dan 4.2.4. Klausa-klausa ini banyak berkait dengan KAWALAN dokumen dan rekod.

Kalau ikut Nota3 Klausa 4.2.1 ia mengatakan bahawa 'pendokumenan boleh dalam apa2 bentuk atau jenis media' .. so in other words bahan2 yg kita letak dlm portal, website, blog, CD, thumbdrive etc pun dkira sbg dokumen .. yg mana ia mesti lah ada some sort of kawalan/control .. Cuma takat kawalan itu mungkin brbeza2 brgantung kpd kerumitan proses etc ..

Makin banyak mesyuarat makin banyak perkara2 yg nak kena buat .. ader jer menda2 yg boleh ditambah baik .. I guess this is what they meant by 'CONTINUAL improvements' .. wallahu a'lam ;)

JK Pelaksana Amalan 5S

Sukacita dimaklumkan bahawa pihak pengurusan kolej telah melantik JK Pelaksana Amalan 5S peringkat KPTM Bangi seperti berikut :

NORDIN AHMAD - Pengerusi

HJ SAFIAN SAIDI - Timb Pengerusi

HJH NOORLIANA ALIAS - Penyelaras 5S

ROSIMA MUSA - JK Latihan

SYAFFUL ANUAR ABDUL - JK Pomosi

HAMIDI HARUN - Pengurus 5S Pentadbiran

ANNIS AB JALIL - Pengurus 5S Akademik

RUSLAN MUSA - Pengurus 5S HEP (Kediaman)

MOHD SHUKRI SIDIT - Pengurus 5S HEP (Kebajikan)

NORAZIZAN OMAR - Pengurus 5S Perpustakaan

NURULL HASNIDA MANSERI - Pengurus 5S UKR

MOHD MAZDHAN MOHD AMIN - Pengurus 5S IT

AZILAWATI WAN AHMAD - Pengurus 5S Kewangan

MOHD NAZIR MAT Yunoh - Wakil Unit Kualiti

Hasil Mesyuarat JK pada 6/10/11

1) telah memutuskan Hari JUMAAT di jadikan sebagai Hari 5S kita, yg mana unit/bhg boleh adakan aktiviti 5S d p'kat masing2 spt sorting barang2 lama & x perlu, susun menda2 atas meja, dalam laci etc .. tagging fail2 & items lain supaya mudah dicari & mcm2 lg lah yg difikirkan sesuai .. Mereka yg terlibat diberi kelonggaran utk pakai T-Shirt KPTM / pakaian kasual yg sesuai dengan kerja2 yg nak dibuat .. ;)

2) PENGURUS 5S yang dilantik hendak lah membuat perbincangan dgn semua ahli unit/bhg masing2 ttg perancangan, strategi n aktiviti masing2. Kemudian lantik lah Mak/Ayah angkat utk setiap lokasi spt toilets, ruang tamu, foyer, bilik stor, papan kenyataan etc yg berada di bawah jurisdiction masing2 .. Bincang n putuskan lah di peringkat jab/unit mengenai bidangtugas n fungsi Mak/Ayah Angkat nih supaya mereka jelas ttg t/jawab masing2 .. ;)

3) Maklumat lanjut serta info berkaitan Amalan 5S kita boleh diperolehi daripada portal yg diwujudkan khas spt berikut :

ftp://ftp.kptmbangiportal.net/

Username : staff@kptmbangiportal.net

Sila dptkan password daripada Pengurus 5S jabatan/unit masing2 .. ;)

Halatuju kita seterusnya .. 1 KPTM 1 ISO ?

Buat masa ini setiap kolej KPTM mempunyai nombor kelulusan pensijilan ISO masing-masing yang dikeluarkan oleh pihak SIRIM QAS. Ini membawa maksud jika ada 8 kolej maka akan ada 8 nombor pensijilan yang berbeza-beza.

Dalam konteks 1Malaysia 1 KPTM .. mungkin kah suatu hari nanti kita pun akan ikut jejak seperti UPM (gambar atas) di mana kita juga akan menggabungkan kesemua 8 sijil ISO kepada satu pensijilan sahaja ?

Bagi saya, itu lah langkah yang terbaiknya .. insyaAllah .. ;)

History of ISO KPTM Bangi

It all started in Nov 2008 when UiTM issued directives for all KKBs to get ISO certification latest by Dec 2010. Two workshops were held by UiTM for all their KKBs : Dec 2008 @ Shah Alam and Jun 2009 @ Jengka, Pahang.

In Jan2010, our newly appointed KPTM Rector (Y Bhg Dato' Hj Yusoff Harun) directed all KPTM colleges to go for ISO certification encompassing all KPTM homegrown & UiTM programs. Deadline given was also by Dec 2010.

KPTM HQ then appointed Paisley Consulting SB as our ISO Consultant , where several workshops were held as follows :

5/5/10 – Kursus Pendedahan ISO

17-18/6/10 – Bengkel Penentuan Skop & Analisis Jurang Perbezaan

22/7/10 Lawatan Pemantauan oleh BPKJK

Then in Aug 2010, KPTM appointed En Abd Latif Ibrahim as the new ISO Consultant, who then offered a series of workshops to our staff especially on Latihan Audit Dalaman.
On 24 Sept 2010, we had our 1st official Taklimat Pembudayaan ISO 9001:2008 to all staff and students.

Adequacy Audit (Stage 1) was done by SIRIM on 27 Oct 2010. This later followed by Certification Audit (Stage 2) which was held on 10-12 Nov 2010. Alhamdulillah we finally got our ISO Certification from SIRIM on 17 December 2010, expiring on 16 December 2013.

After almost one year now, we are busy again preparing for the 1st Surveillance Audit by SIRIM tentatively on 14-15 November 2011.