GOTONG ROYONG PERDANA 5S Peringkat KPTM Bangi pada 29/12/11

Alhamdulillah .. hari ini tanggal 29 Disember 2011, JK 5S KPTM Bangi telah berjaya mengadakan Program Gotong-Royong Perdana. Fokus utama aktiviti ini ialah melaksanakan S yg pertama Amalan 5S iaitu SISIH (Seiri).

Antara gerak kerja yg terlibat ialah :
1) Menyisih perabut2 / mana2 peralatan atau item yg rosak / td boleh pakai / tidak dperlukan lagi
2) Melabelkan suis lampu / kipas / air-conditioner / meja/ tong sampah dsb
3) Menyenaraikan mana2 kerja yang td sempat dbuat / yg perlu dbuat dmasa hadapan (for next project) .. ;)

Acara dmulakan dgn Ucapan Aluan n Perasmian oleh Tn Pgh - En Abdul Azmi Abdul Aziz .. ;)

Sdr Anuar dgn penuh semangat memberi taklimat kepada para petugas .. ;)

Antara warga kolej yg hadir utk Program Gotong-Royong kali ni .. ramai gak yg sedang brcuti .. almaklum lah hujung tahun .. ;)

Ketua Kumpulan menerima 'goody bags' drp Tn Pengarah .. kat dalam tu mcm2 ada .. gunting, sticker n peralatan lain utk melabelkan suis, kipas dsbnya .. huhu ;)

Ini lah antara wajah2 manis KPTM Bangi .. melabelkan suis kipas pun dbuat dgn penuh senyuman .. huhu ;)

Pasni leh warga kolej boleh email jer aduan (jika ada) kpd : aduanbangi@kptm.edu.my .. ;)

Fuyooh .. Sdr Ahmad dgn khusyuk nya melabelkan "ruang parking" tong sampah .. ;)

Labeling kedudukan meja ..

Banyak gak arr kerusi patah n rosak yg dpt dkumpulkan ..

Ni lah baru betul2 kerja .. menyisihkan peralatan n perabut yg rosak / tidak dperlukan .. ;)

Perghh .. Ustz Elmi angkut DUA kerusi plastik skali gus tuuh .. dasatt ! hehe ;) Sambil dperhatikan oleh Dini n Didi .. ;)

Now you see ..

.. now you don't ! A classic example of SISIH !

5 sweeties bergambar bersama hasil sisihan dari Blok Akademik (selonggok kat belakang tuh) .. ;)

Acara sisih yg paling klimaks n dnanti2kan oleh semua .. MENYISIH nasi lemak dgn lauk pauk nya skali .. huhu ;)

Rezki jgn dtolak ... Nasi lemak simple .. Nyum nyum .. ;)

Tu dia .. beratur panjang ;) Amboih .. Ani n Khairul antara yg terawal masuk queue .. huhu ;)

Setelah penat menyisih perabut2 rosak etc, it's makan time sambil sembang2 merapatkan silaturrahim .. Boleh buat sokmo nih .. ;)

Pn Aruna pun ada .. Alhamdulillah acara tamat jam 12.30 tghari .. ;) Lepas nih JK 5S akan buat program gotong-royong susulan Fasa ke-II pulak .. Next project will b focusing on SUSUN (Seiton) .. insyaAllah ;)

Surveillance Audit SA1 : 14-15 Nov 2011

Alhamdulillah, pada 14-15 Nov lepas telah berlangsung Audit Pemantauan (Surveillance Audit / SA1) oleh SIRIM.

Ahlan wasahlan dan Selamat Datang ! Banner mengalu-alukan kedatangan 2 orang auditor SIRIM - En Teo Kah Chin (Lead auditor) dan En Mohamad Rafidi Mat Dahan ke kampus KPTM Bangi.

Welcome drinks sambil menandatangani Buku Pelawat di Pejabat Pengarah sebagai kenangan .. ;) From left : Ust Nazir (Ketua Unit Kualiti), En Rafidi, En Teo dan En Abdul Azmi (Pengarah KPTM Bangi)

Opening Meeting .. menyatakan tujuan audit dan Audit Plan utk 2 hari yg melibatkan '3 man-days'. En Rafidi hanya terlibat utk hari pertama (1 man-day) saja, manakala En Teo terlibat utk 2 hari (2 man-days) .. ;)

Lokasi pertama : Bilik Dokumen .. Alhamdulillah CIA, PD, Unit Kualiti .. semua mantop belaka .. ;)

Yum yum time .. kami sediakan menu khas (vegetarian) utk Mr Teo .. yg lain2 pun ambil kesempatan utk merasa masakan vegetarian nih .. very light n healthy ! Pilihan menu oleh Pn Zuhrah (Pegawai Dokumen) .. ;)

Pengurus Bhg Jaminan Kualiti HQ pun sempat datang mencemar duli .. ;) Tq En Saifulkahar for your support !

Audit Proses Peperiksaan Akhir dan Bilik Kebal .. tapi alhamdulillah Pn Rosima telah bersedia dgn jawapan2 yg 'kebal' jugak .. huhu ;)

Exit Meeting .. 2 NCR Minor n beberapa OFI serta 'teguran lisan' utk tujuan penambahbaikan .. :) Alhamdulillah kali ni kami dpt Auditors yg sangat 'thorough' and very experienced .. byk dpt belajar ttg kualiti dan kerja2 audit .. ;)

Komitmen keseluruhan daripada warga kolej adalah sgt baik, khususnya CIA, PD dan JK Unit Kualiti. Process Owners, Program Koordinator, Ketua Jabatan dan seluruh warga kolej yg lain telah memberi kerjasama yg mantop. Keep up the good work guys !

Kami diberi masa 1 bulan utk menjawab / beri respon kepada NCR Minor serta OFI di atas, dan dua bulan utk menutup NCR tersebut .. InsyaAllah ini akan dilaksanakan segera ! KPTM Bangi Hebat !

Penemuan Audit Dalaman - Sept 2011

Secara keseluruhan Audit Dalaman yang dijalankan pada Sept 2011 telah mengeluarkan sebanyak 10 NCR dan 29 OFI. Daripada jumlah tersebut, didapati Klausa yang paling 'popular' atau kerap dikaitkan ialah Klausa 4.2.3 KAWALAN DOKUMEN dan 4.2.4 KAWALAN REKOD.

Secara terperinci, 1 NCR dan 6 OFI telah dikaitkan dengan Klausa 4.2.3, manakala 3 NCR dan 5 OFI dikaitkan dengan Klausa 4.2.4.

Pihak pengurusan kolej memandang serius tentang penemuan ini dan telah bersetuju dengan cadangan Audit Dalaman supaya bagi setiap proses, semua pihak khususnya Ketua Bahagian/Unit, Pegawai Dokumen dan Wakil Dokumen hendaklah memastikan semua dokumen SPK di bahagian masing-masing adalah terkawal mengikut kehendak Standard ISO 9001:2008 dan prosedur yang organisasi telah tetapkan.

Kawalan Dokumen yang dimaksudkan termasuklah :

• proses kelulusan dokumen sebelum diedarkan
• mengemaskini mengikut keperluan serta diluluskan semula
• memastikan perubahan dan status semakan terkini dokumen dapat ditunjukkan
• memastikan dokumen yang digunapakai disediakan di tempat ia digunakan
• memastikan dokumen sentiasa boleh dibaca dan dikenalpasti
• dokumen dari institusi luar hendaklah dikenalpasti dan dikawal pengedarannya

Pastikan kita tidak menggunakan dokumen-dokumen lapuk dengan tidak sengaja.

Dari segi Kawalan Rekod, rekod-rekod hendak lah :

• sentiasa mudah dibaca, dikenalpasti dan diperolehi dengan menyenaraikannya ke dalam Senarai Rekod Kualiti di bahagian/ unit masing-masing.

Aktiviti kawalan rekod perlulah mematuhi prosedur yang telah ditetapkan oleh organisasi dari segi :

• pengenalan, penyimpanan, perlindungan, tanggungjawab, tempoh penyimpanan dan pelupusan rekod-rekod.

Pihak Auditor Dalaman mencadangkan supaya satu taklimat atau penerangan khas tentang kawalan dokumen dan rekod perlu dilaksanakan segera agar semua pihak faham tentang kehendak proses ini.

Carta Barisan Pengurusan KPTM Bangi 2011-2012

Carta SPK KPTM Bangi 2011

Buku Panduan Kualiti KPTM Bangi - edisi perintis

Alhamdulillah, tepat pada tarikh yang dijanjikan pada 1 Nov 2011, maka telah siap satu Buku Panduan Kualiti ISO 9001:2001 KPTM Bangi Edisi Perintis. Dalam buku ini dikompilkan segala garis panduan, tatacara serta borang-borang yang berkaitan dengan pelaksanaan ISO.

Syabas dan sekalung tahniah kepada Unit Kualiti dan JK Penerbitan yang telah bertungkus lumus mengumpul, menyusun serta mencetak maklumat-maklumat ini sebagai rujukan warga KPTM Bangi khususnya.

Caiyok n keep up the good work !

SENARAI CADANGAN PELAJAR SESI 0711 (Julai 2011)

Saya baru sahaja habis menghadiri Mesy JK Aduan & Maklumbalas Pelanggan yang dipengerusikan oleh Tn Pgh sendiri. Berikut adalah maklumbalas n cadangan yang dibentang oleh Pn Hjh Noorliana Alias selaku s/usaha JK hasil daripada input yang diterima daripada pihak pelajar (Prg Dalaman) melalui Borang Soal Selidik Maklumbalas n Kepuasan Pelanggan untuk makluman n tindakan kita bersama :

1. Perbanyakkan parking dalam kawasan kolej

2. Majukan sukan untuk KPTM

3. Kawalan ketat di asrama kerana student lelaki & perempuan bebas

4. Perlu mesra pelanggan

5. Sediakan lebih banyak parking

6. Perlu tingkatkan bghn. kafeteria dan kemasukan dan rekod

7. Sediakan ATM dan wifi

8. Tambahkan tempat letak kereta kerana banyak kecurian kereta

9. Berikan perkhidmatan yang lebih bagus

10. Makanan kafe mestilah bertukar-tukar dan kena bersih, bosan makanan yang sama

11. Tingkatkan lagi sistem cms

12. Sediakan lebih banyak parking, bersih semua kelas

13. Memperbanyakkan lagi menu makanan di kolej

14. Harga makanan terlalu mahal

NOTE: the above comments are original (unedited) .. ;)

MKSP Bil.02/2011 on 17th Oct 2011

Mesyuarat Kajisemula Pengurusan (MKSP) I/2011 telah diadakan pada 4/7/11. Manakala MKSP II/2011 pula telah diadakan pada pagi semalam 17/10/11. Kini selesai sudah pembentangan dan endorsement penemuan n komen2 internal auditors serta tindakan yg di ambil (corrective n preventive) oleh auditee .. Harapan utama ialah semoga semua NCR n OFI dpt ditutup sebelum Surveillance Audit SIRIM pd 14-15/11 nanti ..

Fokus utama MKSP ialah untuk melihat supaya semua auditee telah isi penuh Borang Audit Susulan tentang PUNCA serta tindakan susulan dan PEMBETULAN yg BETUL-BETUL boleh dan mampu menutup NCR/OFI trsebut .. bukan skadar utk penuhi ruang kosong dalam borang sahaja.

Pegawai Dokumen telah memilih 24 Okt 2011 (Isnin) untuk mengadakan satu sesi perbincangan antara Pegawai Dokumen dengan Wakil2 Dokumen Jabatan/Unit. Sesi perbincangan ini dirasakan amat perlu rentetan dari penemuan2 Audit Dalaman KPTMBG baru2 ni yg mana banyak OFI dan NCR telah dikeluarkan dibawah Klausa 4.2.1, 4.2.3 dan 4.2.4. Klausa-klausa ini banyak berkait dengan KAWALAN dokumen dan rekod.

Kalau ikut Nota3 Klausa 4.2.1 ia mengatakan bahawa 'pendokumenan boleh dalam apa2 bentuk atau jenis media' .. so in other words bahan2 yg kita letak dlm portal, website, blog, CD, thumbdrive etc pun dkira sbg dokumen .. yg mana ia mesti lah ada some sort of kawalan/control .. Cuma takat kawalan itu mungkin brbeza2 brgantung kpd kerumitan proses etc ..

Makin banyak mesyuarat makin banyak perkara2 yg nak kena buat .. ader jer menda2 yg boleh ditambah baik .. I guess this is what they meant by 'CONTINUAL improvements' .. wallahu a'lam ;)

JK Pelaksana Amalan 5S

Sukacita dimaklumkan bahawa pihak pengurusan kolej telah melantik JK Pelaksana Amalan 5S peringkat KPTM Bangi seperti berikut :

NORDIN AHMAD - Pengerusi

HJ SAFIAN SAIDI - Timb Pengerusi

HJH NOORLIANA ALIAS - Penyelaras 5S

ROSIMA MUSA - JK Latihan

SYAFFUL ANUAR ABDUL - JK Pomosi

HAMIDI HARUN - Pengurus 5S Pentadbiran

ANNIS AB JALIL - Pengurus 5S Akademik

RUSLAN MUSA - Pengurus 5S HEP (Kediaman)

MOHD SHUKRI SIDIT - Pengurus 5S HEP (Kebajikan)

NORAZIZAN OMAR - Pengurus 5S Perpustakaan

NURULL HASNIDA MANSERI - Pengurus 5S UKR

MOHD MAZDHAN MOHD AMIN - Pengurus 5S IT

AZILAWATI WAN AHMAD - Pengurus 5S Kewangan

MOHD NAZIR MAT Yunoh - Wakil Unit Kualiti

Hasil Mesyuarat JK pada 6/10/11

1) telah memutuskan Hari JUMAAT di jadikan sebagai Hari 5S kita, yg mana unit/bhg boleh adakan aktiviti 5S d p'kat masing2 spt sorting barang2 lama & x perlu, susun menda2 atas meja, dalam laci etc .. tagging fail2 & items lain supaya mudah dicari & mcm2 lg lah yg difikirkan sesuai .. Mereka yg terlibat diberi kelonggaran utk pakai T-Shirt KPTM / pakaian kasual yg sesuai dengan kerja2 yg nak dibuat .. ;)

2) PENGURUS 5S yang dilantik hendak lah membuat perbincangan dgn semua ahli unit/bhg masing2 ttg perancangan, strategi n aktiviti masing2. Kemudian lantik lah Mak/Ayah angkat utk setiap lokasi spt toilets, ruang tamu, foyer, bilik stor, papan kenyataan etc yg berada di bawah jurisdiction masing2 .. Bincang n putuskan lah di peringkat jab/unit mengenai bidangtugas n fungsi Mak/Ayah Angkat nih supaya mereka jelas ttg t/jawab masing2 .. ;)

3) Maklumat lanjut serta info berkaitan Amalan 5S kita boleh diperolehi daripada portal yg diwujudkan khas spt berikut :

ftp://ftp.kptmbangiportal.net/

Username : staff@kptmbangiportal.net

Sila dptkan password daripada Pengurus 5S jabatan/unit masing2 .. ;)

Halatuju kita seterusnya .. 1 KPTM 1 ISO ?

Buat masa ini setiap kolej KPTM mempunyai nombor kelulusan pensijilan ISO masing-masing yang dikeluarkan oleh pihak SIRIM QAS. Ini membawa maksud jika ada 8 kolej maka akan ada 8 nombor pensijilan yang berbeza-beza.

Dalam konteks 1Malaysia 1 KPTM .. mungkin kah suatu hari nanti kita pun akan ikut jejak seperti UPM (gambar atas) di mana kita juga akan menggabungkan kesemua 8 sijil ISO kepada satu pensijilan sahaja ?

Bagi saya, itu lah langkah yang terbaiknya .. insyaAllah .. ;)

History of ISO KPTM Bangi

It all started in Nov 2008 when UiTM issued directives for all KKBs to get ISO certification latest by Dec 2010. Two workshops were held by UiTM for all their KKBs : Dec 2008 @ Shah Alam and Jun 2009 @ Jengka, Pahang.

In Jan2010, our newly appointed KPTM Rector (Y Bhg Dato' Hj Yusoff Harun) directed all KPTM colleges to go for ISO certification encompassing all KPTM homegrown & UiTM programs. Deadline given was also by Dec 2010.

KPTM HQ then appointed Paisley Consulting SB as our ISO Consultant , where several workshops were held as follows :

5/5/10 – Kursus Pendedahan ISO

17-18/6/10 – Bengkel Penentuan Skop & Analisis Jurang Perbezaan

22/7/10 Lawatan Pemantauan oleh BPKJK

Then in Aug 2010, KPTM appointed En Abd Latif Ibrahim as the new ISO Consultant, who then offered a series of workshops to our staff especially on Latihan Audit Dalaman.
On 24 Sept 2010, we had our 1st official Taklimat Pembudayaan ISO 9001:2008 to all staff and students.

Adequacy Audit (Stage 1) was done by SIRIM on 27 Oct 2010. This later followed by Certification Audit (Stage 2) which was held on 10-12 Nov 2010. Alhamdulillah we finally got our ISO Certification from SIRIM on 17 December 2010, expiring on 16 December 2013.

After almost one year now, we are busy again preparing for the 1st Surveillance Audit by SIRIM tentatively on 14-15 November 2011.

Bengkel Peningkatan & Kefahaman Pelaksanaan ISO pada 13-15 Jul 2011 di Hotel Ancasa Resort All Suites, PD

Bengkel dirasmikan oleh Presiden KPTM Y.Bhg Dato' Hj. Yusoff Bin Harun. Dalam ucaptama beliau menyatakan bahawa keywords kepada kejayaan ISO kita ialah SINCERITY & COMMITMENT !

Y.Bhg Dato' Presiden membentangkan 'Laporan Forensik' pelaksanaan ISO kolej2 untuk tujuan makluman dan diambil tindakan susulan oleh semua pihak yang berwajib.

Beliau mahukan pembudayaan & komunikasi dalaman dipermantapkan supaya semua warga kolej peka & tahu tentang perkembangan ISO khususnya di kolej masing2.

Selain daripada platform Papan Kenyataan untuk berkongsi maklumat, komunikasi dalaman juga boleh dibuat melalui blog, forum FB, email & InfoTV. Kolej2 cawangan disaran supaya explore platform ICT dalam berkomunikasi dengan ahli warga kolej masing2.

Sehubungan dengan itu beliau juga mahu WP mestilah dari kalangan TP setiap kolej. Selain itu, Audit Dalam adalah ibarat jantung kepada ISO ..

Peserta bengkel yang dikendalikan oleh BPKJK in terdiri daripada wakil2 tertinggi pengurusan ISO (WP/PD/AD/PK) setiap kolej cawangan kecuali Semporna dan Gua Musang. Mode bengkel kali ini adalah relax n easy .. santai. Para peserta banyak memberi input untuk tujuan 'sharing' dengan rakan2 kolej lain ..

Antara fokus bengkel kali ini ialah untuk membincang serta memperincikan lagi kefahaman tentang fungsi dan tanggungjawab mereka yang terlibat dengan ISO khususnya Wakil Pengurusan (WP), Pegawai Dokumen (PD), Ketua Audit Dalam (KAD) dan Pegawai Kualiti (PK) atau Wakil Kualiti (WK) yang menjadi 'champion' kepada unit/jabatan masing2.

Alhamdulillah, semua peserta memberi komitmen yang sangat tinggi dalam sesi / modul perbincangan yang diadakan .. Banyak juga 'masalah2' yang dihadapi dalam melaksanakan ISO di kolej masing2 sempat diluahkan untuk tujuan perbincangan dan mencari tips & solution yang terbaik untuk menangganinya .. SHARING IS CARING !

Pemandangan pantai yang tenang dari bilik penginapan peserta di Blok A. Setakat ini saya rasa Hotel Ancasa Resort PD adalah antara lokasi yang terbaik untuk berbengkel .. ;)

Bengkel Penyemakan & Penambahbaikan Dokumen ISO 9001:2008 KPTM Bangi pada 10-12 Jul 2011 di Glory Beach Resort, PD

Perasmian bengkel dilaksanakan oleh Tuan Pengarah En Abdul Azmi Abdul Aziz. Bengkel dimulakan dengan taklimat oleh Hj Safian Saidi (TPA/WP) dengan memberi fokus kepada hasil MKSP 1/2011 untuk makluman dan tindakan lanjutan peserta bengkel. Beliau juga menyentuh tentang pencapaian 9 Objektif Kualiti setakat ini.

Slot berikutnya diikuti dengan pembentangan oleh Pn Nurisyal (Ketua Audit Dalam) berkaitan status penutupan NCR serta OFI yang dikeluarkan oleh SIRIM pada Audit 2 (Compliance) tahun lepas.

Pn Nurosielawati sedang menjelaskan isu berkaitan TOV. Klausa 8.4 Analisis Data dibincang secara lebih terperinci & diberi penekanan supaya semua PO ambil maklum dan tindakan sewajarnya. Penerangan tentang Sistem Kawalan Dokumen dan Rekod juga telah dibuat oleh Pegawai Dokumen Pn Nur Zuhrah.

En Nordin Ahmad (TPP/WP2) menjelaskan tentang jadual senggaraan dan penilaian prestasi pembekal .. Ini banyak berkait dengan Klausa 6.3 (Prasarana), Klausa 7.4.1 (Perolehan) serta Klausa 7.4.3 (Penentusahan produk yang dibeli).

Klausa 8.5.3 (Tindakan Pencegahan) juga dibentang dan dibincang bersama peserta bengkel supaya lebih memahami apa sebenarnya yang dituntut oleh klausa tersebut.

Sesi sebelah petang memberi ruang kepada Pn Hjh Radziah membincangkan penambahbaikan ke atas SIE (Student Instructor Evaluation) yang mana bengkel telah berjaya memantapkan lagi soalan2 penilaian itu supaya lebih jelas & relevan dengan objektif yang ingin dicapai.

Ini diikuti dengan slot semakan semula Borang Aduan Pelanggan oleh Pn Hjh Noorliana Alias supaya menjadi lebih efektif serta jelas dan mudah digunakan.

Slot pada hari akhir memberi ruang kepada para peserta untuk mengemaskini dan mencetak dokumen & borang2 yang telah dibuat penambahbaikan sebelum diserahkan kepada pihak urusetia.

View cantik daripada bilik penginapan para peserta .. Tempatnya elok, makanan pun sedap, cuma terdapat banyak lalat di dewan makan .. harap2 pihak pengurusan GBR dapat buat sesuatu .. ;)

Gambar kenangan bersama Pasukan ISO KPTM Bangi 2011 yang terkini ... ;)

Kawalan Ketidakpatuhan / Ketakakuran

Kawalan KETIDAKPATUHAN adalah berkait rapat dgn Klausa 8.3. Ketidakpatuhan boleh berlaku drp perkara2 spt berikut:

• Ketidakpatuhan dlm perkhidmatan P&P
• Perolehan produk/khidmat pembekal/kontraktor yg tidak menepati spesifikasi
• Kualiti Objektif yg tidak mencapai sasaran 3 kali berturut2
• Penerimaan aduan pelanggan 3 kali berturut2
• Sebarang perkara yg tidak mematuhi prosedur

Contoh2 ketidakpatuhan P&P :

• berlaku masalah disiplin berat yg dkenalpasti oleh pegawai yg dberi kuasa
• meniru semasa peperiksaan
• ketidakhadiran ke kuliah/tutorial > 20%
• pensyarah tidak hadir kuliah tanpa notis
• pensyarah tidak laksanakan P&P mengikut pelan yg dsediakan
• dewan kuliah tidak dpt dgunakan
• peralatan bilik kuliah/makmal tidak dpt dgunakan
• masalah sama yg berulang > 3 kali yg kritikal & menjejaskan KUALITI P&P

Isu lain yg berkaitan rapat dgn Kawalan Ketidakpatuhan ialah dari segi MEKANISMA atau cara kita 'control / monitor' supaya ketidakpatuhan ini tidak berulang atau berlaku lagi.

Sbg contoh:

a) Utk perolehan menepati spesifikasi - maka dilaksanakan Audit Dalaman dr masa ke masa (sbg pemantauan), spesifikasi diberi dgn jelas kpd pihak pembekal, penilaian pembekal dbuat secara berkala dsbnya.

b) Utk kehadiran pelajar ke kuliah > 80% - maka pensyarah ambil kedatangan 'on daily basis', keluarkan surat peringatan/amaran bila mencapai 7% & 14% ketidakhadiran. Cuba nasihat & 'selamatkan' pelajar sebelum terlewat etc

c) Utk dewan kuliah & peralatan nya dapat dgunakan - maka pihak berwajib kena adakan jadual senggaraan secara berkala, aduan senggaraan di ambil tindakan segera, lapor & bincang dlm MKSP dsb nya ..

Wallahu a'lam.

SURVEILLANCE AUDIT 1 (SA1)

Pihak SIRIM telah mengenalpasti tarikh2 SA1 untuk kesemua kampus KPTM seperti berikut :

1) Kuantan 9-11/11/11

2) Batu Pahat 09-11/11/11

3) Bangi 14-15/11/11

4) Kota Bharu 16-17/11/11

5) Kuala Lumpur 21-22/11/11

6) Ipoh 23-24/11/11

7) Alor Setar 29/11-1/12/11

8) Semporna 19-21/12/11

SA1 akan fokus kepada prosedur & perkara berikut :

a) Kawalan Dokumen & Rekod

b) Audit Dalaman

c) MKSP

d) Aduan Pelanggan

e) Maklumbalas Pelanggan

f) Tindakan Pencegahan

g) Tindakan Pembetulan

h) Pencapaian Objektif Kualiti

Auditor SIRIM juga akan menyemak previous findings (semasa Audit Stage2 & Audit Dalaman) serta buat penilaian ke atas tindakan yang telah kita ambil untuk menutup NCR & OFI tersebut.

Semua pihak khususnya AJK Pelaksana ISO hendaklah memberi komitmen & memainkan peranan yang berterusan dalam pelaksanaan SPK ISO KPTM Bangi .. ;)

MKSP Bil.01/2011 on 4th July 2011

Alhamdulillah today we had our MKSP Bil.01/2011 at 0900hrs held at BM1. Telah menyentuh kesemua 8 agenda utama spt berikut :

1. Pencapaian dasar & Obj Kualiti

2. Hasil Laporan Audit Dalaman

3. Laporan Aduan & Maklumbalas Pelanggan

4. Prestasi Proses & Keakuran Perhidmatan

5. Status Tindakan Pembetulan & Pencegahan

6. Susulan ke atas tindakan MKSP yang lalu

7. Cadangan untuk peningkatan & penambahbaikan SPK

8. Perubahan2 yang boleh beri kesan terhadap SPK

Ada beberapa isu yang akan dibawa ke Bengkel ISO untuk perbincangan lebih lanjut pada 8-10/7 di Glory Beach Resort, PD. Antaranya ialah cadangan penambahbaikan kepada:

a) Borang Aduan & Maklumbalas Pelanggan supaya lebih mudah difahami

b) Soalan2 dalam Borang penilaian SIE supaya lebih relevan

c) Tatacara penilaian TOV supaya lebih jelas, khususnya tentang ownership & tatacara pengumpulan serta analisis data dsbnya

Mesy berakhir jam 1300 hrs .. ;)

PELAN AKTIVITI SEBELUM SURVEILLANCE AUDIT PADA 14-15 Nov 2011

6-10/6 Audit Dalaman I

4/7 MKSP I

Jul-Aug-Sep : Slot ini d reserve untuk Unit Kualiti mengadakan program pembudayaan ISO serta bengkel2 sesuai untuk PO kemaskini dokumen / prosedur & tindakan ke atas NCR/OFI/komen-komen yg dberikan oleh auditor terhadap prosedur sebelum ini. Semua ini perlu dibereskan sebelum bermulanya Audit Dalaman II.

26-30/9 Audit Dalaman II

17/10 MKSP II

14-15/11 Surveillance Audit I oleh SIRIM

Fokus audit kali ini adalah lebih kepada mengaudit PROSES & bukannya mengaudit PROSEDUR ! Para auditor nak tengok setakat mana proses kerja harian kita itu telah dilaksanakan mengikut apa yang kita nyatakan dalam ISO. Adakah kita ikut sepenuhnya atau kita hanya ikut sebahagiannya sahaja ?

Sebagai contoh, jika kita dah dokumenkan proses kita itu sebagai ABCD, maka kita buatlah ikut cara ABCD. Jangan sesekali buat cara BACD pulak. Tetapi sekiranya kita rasa bahawa cara BACD itu lebih baik & sesuai daripada ABCD yang asal, maka PO kenalah ubah prosedur itu menjadi BACD. Yang penting, setiap proses yang kita laksanakan itu mestilah sebagaimana yang kita dokumenkan ... Itu lah yang dimaksudkan oleh ISO : Saying what u do. Doing what u say !

Sayugia diingatkan juga bahawa setiap PO mesti membuat Analisis Data berkaitan proses/prosedur masing2, terutamanya jika ia melibatkan perkhidmatan oleh pembekal (outsourcing dsb).

Bandingkan data dengan Objektif Kualiti samada tercapai atau sebaliknya. Sekiranya objektif tidak tercapai, nyatakan sebab2 dan apakah langkah2 penambahbaikan yang perlu dan akan

diambil untuk membaiki keadaan serta memastikan masalah yang sama tidak berulang .. ;)

Latihan Semakan Keberkesanan Tindakan Ke Atas OFI

Tarikh : 17-18 Feb 2011 (Khamis-Jumaat)

Lokasi : LT2.1 KTMKL

Penganjur : Bhg Jaminan Kualiti HQ.

Peserta : 36 orang dari setiap kolej KPTM.

Wakil KPTM Bangi : Hj Safian (WP), Pn Nurisyal (AD) & Pn Zuhrah (PD).

Moderator : En Abd Latif Ibrahim (konsultan ISO KPTM)

Semasa Audit Stage2 yang lepas, KPTM Bangi telah memperolehi 5 NCR & 6 OFI. Alhamdulillah kami telah berjaya menutup 5 NCR tersebut. Bengkel ini pula bertujuan untuk melihat tahap keberkesanan tindakan ke atas OFI (opportunities for improvements).

Langkah ini adalah penting kerana sekiranya OFI ini tidak diambil tindakan, atau tindakan yang diambil tidak berkesan, besar kemungkinan OFI ini boleh bertukar kepada NCR apabila pihak SIRIM datang untuk Surveillance Audit pada Nov 2011 nanti.

Jadi untuk mengelakkan perkara ini dari berlaku, maka bengkel latihan ini diadakan sebagai inisiatif untuk berbincang bersama konsultan bagi memastikan langkah2 yang diambil oleh setiap kolej utk menutup OFI ini adalah sesuai & berkesan.

Selain itu, peserta bengkel juga diingatkan bahawa tanggungjawab selepas memperolehi Pensijilan ISO adalah lebih berat. Audit-audit susulan akan lebih terperinci. Setiap PO (process owner) mesti bertanggungjawab sepenuhnya untuk memastikan setiap proses/prosedur berjalan dengan baik & lancar sepertimana yang didokumenkan.

Setiap PO kena pastikan mereka menyimpan supporting documents & bukti2 lain yang berkaitan dengan proses / prosedur yang mereka pegang. Ini termasuklah Akta2, Perjanjian, Jadual, Peraturan, Surat Arahan dalam bentuk bercetak seperti memo / email, minit2 mesyuarat dsbnya.

Penekanan hendaklah diberikan kepada proses menanggani Aduan Pelanggan. Tindakan sesuai mesti diambil segera ke atas setiap aduan yang diterima. Bengkel juga bersetuju untuk menukarkan nama Borang Ketidakpatuhan (NCR) kepada Borang "Projek Penambahbaikan Kualiti" yang bunyinya lebih positif ... Wallahu a'lam.

Bengkel Asas Penyediaan Soalan Untuk Borang Soal Selidik Kepuasan Pelanggan

Bengkel Asas Penyediaan Soalan untuk Borang Soal Selidik Kepuasan Pelanggan telah dilaksanakan pada Sabtu 12 Feb 2011 di DBK 0.2 KPTM Bangi.

Seramai 40 orang peserta telah terlibat dengan bengkel ini. Mereka adalah terdiri daripada JK Pelaksana ISO, Process Owners & beberapa orang kerani yang mewakili jabatan/unit masing-masing.

Soalan-soalan yang dibentuk adalah berdasarkan beberapa aspek kualiti yang memfokuskan kepada layanan kaunter (counter service), kesegeraan (promptness), kecekapan (efficiency), penampilan kawasan (presentation of area), tahap perkhidmatan (standard of services), kemesraan/kecaknaan kakitangan (friendliness of staff) dsbnya.

Ahli bengkel telah bersetuju untuk mewujudkan dua bentuk borang : ADUAN PELANGGAN (secara berterusan) & SOAL SELIDIK (secara berkala & selepas setiap aktiviti rasmi kolej).

Borang soal selidik juga dibuat dalam dua bentuk : AM yang merangkumi kesemua jabatan/unit & yang KHUSUS untuk setiap jabatan/unit.

Bengkel juga bersetuju untuk meletakkan Borang Aduan & Soal Selidik ini di blog & laman web rasmi kolej supaya mudah dicapai oleh pihak pelanggan.

Terima kasih daun keladi diucapkan kepada Unit Kualiti di bawah pimpinan Sdr Hamidi dan kepada para penceramah pakar dalaman kita yang terdiri daripada Pn Nurisyal (Customer Service) & Pn Marina Murni (Questionnaire Design) yang tidak kedekut berkongsi tips yang berguna dalam menyediakan soalan-soalan yang baik & relevan untuk Borang Aduan & Soal Selidik. Jazakallah ...

Bengkel dirasmikan oleh Tuan Pengarah KPTM Bangi, En Abd Azmi Abd Aziz.

Bengkel Amalan 5S Kaizen

On 31/1-1/2/11 an intro workshop on 5S Kaizen was organized by Jaminan Kualiti at LT2.1 KPTM KL. All reps from branch colleges attended this 2 day workshop. KPTM Bangi was represented by Pengarah (En Abd Azmi), TPA/WP (Hj Safian), TPP (En Nordin) & Exec HEP (En Anuar).

Speakers/consultants were Tn Hj Kassudin Yassin & Tn Hj Ishak Salleh, both from Integrated KAIZEN Sdn Bhd.

Participants were introduced to the basic concepts of 5S Kaizen : SEIRI (sisih = sort), SEITON (susun = set in order), SEISO (sapu = sweep), SEIKETSU (seragam = standardization) & SHITSUKE (sentiasa amal = sustain).

In Japanese, KAI = 'change' and ZEN = 'good'. In short, it means CHANGE FOR THE BETTER, or 'penambahbaikan berterusan' = continual improvements = peningkatan secara perlahan/gradual/kecil tapi berkesan.

5S works hand-in-hand to support ISO. 5S controls & focuses on the physical aspects of our day-to-day work that is VISIBLE, whereas ISO focuses more on the control of documentations/procedures/forms.

For further details, can refer to Amalan 5S Sektor Awam MAMPU at http://www.jupem.gov.my

Wallahu a'lam.

Ketua Unit Kualiti - passing the baton ...

Effective 15 Dec 2010 Sdr Hamidi Harun has taken over the task as Ketua Unit Kualiti KPTM Bangi, replacing Pn Hjh Zuraidah Muhidin.

We would like to say TQVM to Pn Hjh Zurai for an excellent job well done. And we wish all the very best to Sdr Hamidi to lead the Unit Kualiti & ISO 9001:2008 at KPTM Bangi !

Change of Guards - TQ Tn Hj Ghozali & welcome En Abd Azmi

Alhamdulillah, Jumaat 14 Jan 2011 merupakan satu lagi hari bersejarah bagi KPTM Bangi kerana kami telah menerima seorang Pengarah baru ia itu En Abdul Azmi Abdul Aziz bagi menggantikan Tn Hj Ghozali Lamijan yang telah bersara awal mulai 23 November 2010 yang lalu.

En Abd Azmi bukanlah orang baru dalam KPTM. Beliau mula berkhidmat dengan kita sejak era YPM tahun 1987 lagi, bermula sebagai Pensyarah Matematik di MCC Kuantan.

Pelbagai jawatan telah beliau pikul, dan yang paling tinggi ialah sebagai Timbalan Rektor Akademik di KPTM Kuala Lumpur. Jawatan beliau yang terakhir sebelum dilantik sbg Pengarah KPTM Bangi ialah sebagai Pengurus AS'AD di KPTM KL.

Kami seluruh warga KPTM Bangi mengalu-alukan kedatangan En Abdul Azmi ke KPTM Bangi. InsyaAllah KPTM Bangi akan terus lebih maju & gemilang bersama En Abd Azmi. We look forward working with you sir !