CERTIFICATION from SIRIM QAS International & IQNet

Versi Bahasa Melayu ...

English version ...

KPTM Bangi dapat kelulusan ISO 9001:2008

Today Friday 17 Dec 2011, I was in the middle of our KPTM Top Management meeting for Budget 2011 at The Mines Wellness Hotel when suddenly Pn Nurisyal sms me that KPTM Bangi has gotten approval for certification from SIRIM today.

ALHAMDULILLAH ALLAHU AKBAR ! Seronok & syukur sangat rasanya. What more when we are the first among all 8 KPTM colleges to get it certified ... ;)

Sebagai WP, saya dengan ini ingin mengucapkan jutaan terima kasih kpd semua warga KPTM Bangi khususnya Team ISO kita yg sangat2 dedicated dan sanggup berkorban apa sahaja sehingga dpt kita capai pensijilan ini dalam masa less than 6 mths ! Ini rekod bagi KPTM. Syabas & tahniah to everyone esp Pn Nurisyal & Ustz Hjh Zuraidah sbg "prime movers". Saya tabik spring la kat depa dua orang nih !

This is definitely not a one-man job, it's a team work. Bagi saya ia merupakan satu manifestasi & bukti bahawa warga KPTM Bangi mmg bersatu & akan terus bersatu demi mencapai sesuatu objektif yang ditetapkan oleh pihak pengurusan.

Next challenge is for us to mantain / mengekalkan pensijilan ini. Oleh itu saya menyeru semua rakan2 & warga kolej utk melaksanakan segala "janji" kita yg termaktub dalam prosedur2 & MK utk memberi perkhidmatan yg BERKUALITI kpd pelanggan. Apa guna dpt ISO jika masih ada pelanggan tidak berpuashati dgn perkhidmatan kita ?

Last but not least, my sincerest TQ to our HQ mgt esp our Rektor Y.Bhg. Dato' Hj Yusoff Harun for initiating & "forcing" us to go ahead with this ISO thing.

TQ to our consultant En Latif & Bhg Jaminan Kualiti - En Sahidi & En Mudzir.

Terima kasih to our mantan Pgh (Tn Hj Ghozali Lamijan) for leading us towards getting this ISO certification. This one is our hadiah for you Tn Hj Ghoz ! Jasa mu tetap kami kenang ... Jazakallahu khairan kathira.

Allahu akbar Allahu akbar Allahu akbar walillah ilhamd !

CLOSE NCR Minor

Alhamdulillah, yesterday our ISO team managed to discuss means & ways to close the 5 minor NCRs from Stage 2 Audit. Correction & Corrective Actions pun dah dikenalpasti dan dilaksanakan.

Today college will submit by hand all the required documents to SIRIM for their perusal, together with the payments (cek RM6,780 - fee after Audit Stage 2). Harap2 pihak SIRIM akan terima jawapan & justifikasi kita tanpa sebarang masalah. InsyaAllah.

What's next after this ? The 9001:2008 Certification Awards Ceremony !

STAGE 2 AUDIT sudah selesai ... ISO milik kita !

TAKBIR - Allahu Akbar ! Alhamdulillah segala kesyukuran dipanjatkan ke hadrat Allah swt kerana dengan bantuan, keizinan & limpah inayah Nya, maka kami akhirnya dapat melepasi Audit Pensijilan ISO Stage 2 oleh SIRIM.

Berikut adalah sedikit laporan dalam bentuk photo jurnal tentang aktiviti-aktiviti yang berlangsung sepanjang Audit Stage 2 dijalankan selama 3 hari pada 10-12 Nov 2010 di KPTM Bangi.

Entrance Meeting: Pengarah KPTM Bangi (Tn Hj Ghozali Lamijan) memberi taklimat & welcome speech kepada Auditors SIRIM - En Fadzil Ishak, Dr Montaj Mustakim & Pn Azlina Abdul Aziz.

Kami diajukan pelbagai soalan dari kiri dan kanan & diminta bukti-bukti sebagai back-up oleh ketiga-tiga Auditors SIRIM. Pendek kata "sampai masak" lah kami di tanya itu & ini ... Nasib baik Pn Zuhrah (Pegawai Dokumen /PD) dan Sdr Hamidi kita cekap untuk mencapai segala evidence yang ada dalam fail-fail yang memang dah tersusun rapi dalam kabinet ...

Pn Nurisyal (Ketua Audit Dalam /KAD), paling banyak membantu dengan penjelasan yang beliau beri terutama dari aspek kerja Audit Dalaman yang telah kita laksanakan sebelum MKSP baru-baru ini.

Setelah selesai menyemak dokumen & bersoal-jawab dengan WP, KAD & PD di Bilik Dokumen, para Auditors telah berpecah kepada 2 kumpulan untuk melawat setiap lokasi Jabatan & Unit di mana Process Owners berada.

Dr Montaj mengetuai kumpulan yang fokus kepada prosedur P&P (Pembangunan Program Baru, Class Attendance, Peperiksaan, Bilik Kebal, IT Labs, Exam Halls & yang sama waktu dengan nya)

En Fadzil pula mengetuai kumpulan yang fokus kepada aktiviti Perolehan, Latihan Staf, HEP, UKR & Perpustakaan. Beliau juga banyak kali mengingatkan supaya Customer Satisfaction Survey mestilah dilaksanakan oleh setiap Jabatan, terutamanya yang dealing dengan pelanggan secara langsung. Dan survey ini hendaklah diikuti pula dengan analisis.

Exit Meeting on 3rd day: Lead Auditor SIRIM (En Fadzil) membentang laporan daripada penemuan Audit Stage 2.

KPTM Bangi diberi 5 NCR Minor & 7 OFI (oportunities for improvements). Kesemua NCR mesti ditutup dalam jangkamasa 2 bulan daripada tarikh Audit Stage 2, manakala OFI pula dalam jangkamasa 1 tahun, yakni sebelum Surveillance Audit tahun hadapan.

Majlis diakhiri dengan sesi menandatangani dokumen pengesahan yang KPTM Bangi telah disyorkan oleh SIRIM untuk mendapat pensijilan ISO setelah berjaya menutup 5 NCR minor dalam tempoh yang diberikan itu.

Pasukan ISO KPTM Bangi sempat bergambar kenangan bersama2 dengan Auditor SIRIM (En Fadzil & Pn Azlina) pada hari ketiga Stage 2 Audit ... caiyok !

The next bigger challenge is TO MAINTAIN the certification & to deliver as what we have promised in our documentations ! KPTM Hebat !

CONTINUOUS Vs CONTINUAL improvements

The following grafts differentiate between Continuous Improvements and Continual Improvements.

|........../

|......../

|....../

|..../
|../
|/_____________

CONTINUOUS IMPROVEMENTS

|....................../
|..................../
|................../
|....______/
|../
|/______________

CONTINUAL IMPROVEMENTS

- has an observation (pemantauan) period

NOTE : Pls ignore the dots in the graph above ..

CONTINUOUS IMPROVEMENT is like doing something 'non-stop' .. kita buat sesuatu tanpa berhenti sejenak pun utk lihat ruang2 penambahbaikan atau mungkin ada option lain yg lebih baik etc .. where as CONTINUAL IMPROVEMENT ada 'pause' dari masa ke masa di mana kita berhenti sekejap utk menilai, buat perubahan n pantau samada perubahan itu efektif atau tidak .. kemudian 'adjust' balik jika masih tidak menepati hasrat / objektif etc ..

Actually Continual Improvement is what ISO is looking for .. n bukannya Continuous Improvements tanpa pause utk beri ruang penambahbaikan etc .. smoga info ini dpt membantu .. wallahu a'lam

CORRECTION - CORRECTIVE ACTION - PREVENTIVE ACTION

CORRECTION (PEMBETULAN)

= action taken to eliminate a detected nonconformity (ketidakpatuhan)

A correction can be made in conjunction with a Corrective Action.

Example : Rework or Regrade

Rework = action taken on a nonconforming product to make it conform to the requirements

Regrade = alteration of the grade of a nonconforming product in order to make it conform to requirements differing from the initial ones.

CORRECTIVE ACTION (TINDAKAN PEMBETULAN)

= action taken to eliminate the cause for a nonconformity or other undesirable situation

A Correction can be more than one cause for a nonconformity

A Corrective Action is taken to prevent RECURRENCE

A Preventive Action is taken to prevent OCCURRENCE

PREVENTIVE ACTION (TINDAKAN PENCEGAHAN)

= action taken to eliminate the cause of a potential nonconformity or other undesirable potential situation

There can be more than one cause for a potential nonconformity

Preventive Action is taken to prevent OCCURRENCE

Corrective Action is taken to prevent RECURRENCE

PENGENDALIAN PINDAAN DOKUMEN TERKAWAL

NO ISU : 1

NO SEMAKAN : 0

Sebarang cadangan pindaan yang hendak dibuat pada dokumen terkawal hendaklah menggunakan Borang Cadangan Pindaan.

Permohonan pindaan ini hendaklah dibentangkan dalam Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan (MKSP)

Nombor Semakan akan berubah secara 0+n bagi mana-mana muka surat yang dipinda. Tarikh pindaan bagi muka surat berkenaan juga akan berubah mengikut tarikh kelulusan pindaan.

Nombor Isu adalah nombor yang digunakan untuk menentukan status penerbitan atau keluaran bagi keseluruhan dokumen terkawal. Nombor Isu dokumen terkawal akan berubah sekiranya :

a) berlaku pindaan yang melibatkan tambahan atau pengurangan muka surat

b) berlaku perubahan pada versi MS ISO yang sedang digunakan

c) berlaku perubahan dalam fungsi utama organisasi

d) berlaku perubahan bagi sebahagian besar isi kandungan yang hanya diluluskan oleh pihak pengurusan atasan

Nombor Isu akan berubah secara 1+n, sementara Nombor Semakan kembali (reset) menjadi 0.

Pindaan dokumen yang telah diuluskan hendaklah diserahkan kepada Unit Kualiti untuk direkodkan dan disenggarakan.

Pindaan yang diluluskan ke atas dokumen terkawal hendaklah direkodkan dalam Borang Rekod Pindaan.

Halaman lama pada salinan asal dokumen perlu dikeluarkan dan digantikan dengan halaman baru.

Satu salinan asal halaman lama yang terdapat pada pemegang-pemegang dokumen akan dicap BATAL dan disimpan dalam fail berkaitan di Unit Kualiti.

LIVE TELECAST of STAGE2 EXIT CONFERENCE

As directed by our YBhg Dato' Rektor, sessions of Exit Conference Audit Stage2 at all colleges will have to be telecast LIVE to HQ & all other branch campuses.

Dates for STAGE2 Audit are as follows :

Kuantan 8-9/11 (Exit on 9/11)

Bangi 10-12/11 (Exit on 12/11)

Kota Bharu 21-23/11 (Exit on 23/11)

Alor Star 21-23/11 (Exit on 23/11)

KL 25-26/11 (Exit on 26/11)

Ipoh 25-26/11 (Exit on 26/11)

Pada 26/11 coincide 2 kolej serentak. This may pose a challenge for our IT people (JPSM) to handle the live telecast ... anyway, all the best to every warga KPTM ! Semoga kita semua dapat perolehi Pensijilan ISO 9001:2008 before the end of 2010 ! InsyaAllah.

IMPORTANT DATES

2/11 0900 hrs

Sesi WP/PD/KAD Bersama Konsultan ISO

@ LT2.1 KPTMKL

3/11 0900 hrs

Laporan Penemuan oleh Wakil Kualiti (WK)

@ BM1

4/11

0900 hrs Bengkel Kaedah Isi Borang Ketidakpatuhan @ BM1

1100 hrs Laporan Penemuan oleh WK (sambungan) @ BM1

1430 hrs Mesy Khas Pengurusan @ BM1

1630 hrs Taklimat Khas ISO oleh Pengarah @ Surau

5/11 Deepavali

1430 hrs Raptai Konvo ke-27 @ PICC

6/11 Konvo ke-27 @ PICC

7/11 0900 hrs MKSP ke-2 @ BM1

8-9/11 Sesi Bimbingan Stage2 Bersama Konsultan ISO @ BM1

10-12/11 STAGE2 Audit by SIRIM

STAGE 2 AUDIT on 10-12 Nov 2010

Latest news as of today 03/11/10. We received a fax from SIRIM that the Stage 2 Audit for KPTM Bangi will be held on 10 - 12 Nov 2010. Back to square one ! That was actually our original proposed dates.

If Stage 1 focuses on DOCUMENTATION, Stage 2 will focus on ACTIVITY - ie. the implementation & effectiveness of our management system as stated in our SPK.

In short, the Stage 2 SIRIM lead auditors (LA) will now go down to check at the grass-roots level. I wish all the very best to everyone, esp our Process Owners !

Our LA from SIRIM will be En Fadzil Ishak, Dr Montaj Mustakim (Auditor) and Cik Azlina Abdul Aziz (Trainee Auditor).

TEMPOH SIMPANAN DOKUMEN yang melibatkan pensyarah

Berikut adalah tempoh simpanan dokumen yang melibatkan pensyarah. Sila ambil maklum.

JADUAL WAKTU PENSYARAH

2 tahun

BORANG KEHADIRAN PELAJAR

2 tahun

LAPORAN MARKAH PELAJAR

7 tahun

KERTAS PROJEK PELAJAR

1 tahun

STAGE 2 AUDIT on 8-9 Nov

Pls take note that Stage1 Audit is abt Documentation. Alhamdulillah, we have passed that stage.

This 8-9/11 is Stage2 Audit - its' all abt implementation & effectiveness of our SPK. In short, SIRIM is going to go down & check at the grass root level - where the ACTIVITY is going on. That means they r going to check what u r doing in class, IT labs, offices, hostels etc ...

All the best to every warga KPTM Bangi ... we can do it !

New Deadlines for Stage 2 Audit (as of 1 Nov 2010)

There has been a change in our deadline for Stage 2 Audit. Please take note of the following :

2/11/10

Sesi Bersama Konsultan ISO. Yang terlibat ialah Wakil Pengurusan, Pegawai Dokumen & Ketua Audit Dalaman dari setiap kolej cawangan. Lokasi di LT2.1 KPTMKL @ 0900 hrs. Surat panggilan / memo akan menyusuli.

3-4/11/10

Sesi Bimbingan Stage 2 oleh Konsultan ISO kepada semua JK ISO Bangi. Lokasi BM1 @ 0900 hrs.

5/11/10

Cuti Deepavali & Raptai Konvo ke-27 di PICC Putrajaya.

6/11/10

Konvo ke-27 KPTM di PICC Putrajaya.

8-9/11/10

Stage 2 Audit Pensijilan KPTM Bangi. Lead Auditor SIRIM ialah Pn Hjh Fauziah Sulaiman.

STAGE 1 Adequacy Audit sudah selesai

Alhamdulillah, tanggal 27 Oktober 2010, Stage 1 Adequacy Audit telah selamat dilaksanakan bersama Pn Hjh Fauziah Sulaiman (Lead Auditor) dari SIRIM.

Tn Hj Ghozali Lamijan, Pengarah KPTM Bangi sedang memberi Taklimat Ringkas kepada Lead Auditor mengenai kolej secara am.

Sesi semakan dokumen oleh Lead Auditor bersama Pn Zuhrah (Pegawai Dokumen), Hj Safian (Wakil Pengurusan) & Pn Nurisyal (Ketua Audit Dalam) berjalan lancar.

Antara barisan Pengurusan Kolej & JK Pelaksana ISO KPTM Bangi yang hadir semasa sesi pembentangan Laporan Audit oleh Lead Auditor SIRIM.

Stage 1 Adequacy Audit diakhiri dengan majlis ringkas menandatangani & penyerahan Laporan Audit Pensijilan Peringkat 1 antara Lead Auditor (Pn Hjh Fauziah) & Pengarah KPTM Bangi (Tn Hj Ghozali). Alhamdulillah KPTM Bangi telah disyorkan ke Audit Pensijilan Peringkat 2 !

Syabas & tahniah kepada semua yang terlibat dalam menjayakan usaha kita ke arah pensijilan MS ISO 9001:2008 ini. Jazakallahu khairan kathiira ...

ISO & ISLAM

Dalam usaha kita untuk membudayakan ISO ke dalam aktiviti kerja harian, marilah kita sama2 hayati relationship / hubungkait antara apa yang kita buat dalam ISO dengan apa yang sememangnya sudah lama wujud & kita amalkan selama ini sebagai seorang Muslim ...

Manual Kualiti = Al-Quran

Prosedur = Aqidah, Syariat & Akhlaq

Tatacara = As-Sunnah

Polisi Kualiti = Syahadah

NOTA: tanda "=" di atas hanyalah "umpama atau ibarat", bukannya "sama". Sebab Kitab Al-Quran adalah maha agung & takkan sama dengan mana2 dokumen pun di dunia ini.

Wallahu a'lam.

ITINERARY for Adequacy Audit on 27/10/10

The following is the Adequacy Audit Itinerary for KPTMBG on this 27/10/10. Lead Auditor from SIRIM is Pn Hjh Fauziah Sulaiman.

0930 hrs OPENING MEETING

- Welcome Speech by KPTMBG Director (Hj Ghozali Lamijan)

- Briefing by Organization Rep on the QMS (Hj Safian Saidi)

- Briefing by Lead Auditor on the audit details (Pn Hjh Fauziah Sulaiman)

1000 hrs VERIFICATION OF QMS PROCESSES

Documentation review of the following:

- Quality Manual

- Mandatory Documented Procedures

- Quality Policy

- Supporting Documents

- Internal Audits

- Management Review

1530 hrs PREPARATION OF REPORT (by Lead Auditor)

1630 hrs CLOSING MEETING

SIRIM AUDIT TEAM LEADER for KPTM Bangi

Alhamdulillah, this morning we received an email from SIRIM informing us that they have appointed their officer, Pn Hjh Fauziah Sulaiman as the Audit Team Leader (Lead Auditor) for KPTM Bangi.

Hjh Fauziah will be coming down to our campus for Adequacy Audit on 27/10/10. She can be contacted at 012-383 5104. Warga KPTM Bangi would like to welcome Pn Hjh Fauziah to our Bangi campus. Ahlan wasahlan Pn Hjh Fauziah !

ISO CERTIFICATION PROCESS

The Management System Certification Services provided by SIRIM QAS International are carried out in accordance to the policies & procedures established by SIRIM QAS International based on the requirements of the various accreditation standards.

The generic certification process is as follows :

1. SUBMIT QUESTIONNAIRE

Client to fill questionnaire in the Application Package & submit to SIRIM QAS International Sdn Bhd. Based on the info, a quotation will be prepared by SIRIM. The quotation provides an estimate for the total cost for certification.

2. APPLICATION

Upon acceptance of the quotation, the applicant is required to submit the application form (SQAS/MSC/FOR/01-10) together with the application fee. SIRIM will appoint an Audit Team Leader for the client file.

3. STAGE 1 AUDIT

Stage 1 audit is carried out to determine the adequacy of the client's management system documentation & readiness to proceed to Stage 2 audit.

4. STAGE 2 AUDIT

After the findings from Stage 1 audit have been resolved, the client is to notify the Audit Team Leader on the readiness to proceed to Stage 2 audit. The purpose of Stage 2 audit is to evaluate the implementation & effectiveness of the client's management system.

5. RECOMMENDATION

On satisfactory completion of Stage 2 audit & verification of any NCR(s) raised, the Audit Team Leader will prepare a recommendation report to the Certification Panel for approval.

6. APPROVAL OF CERTIFICATION

The Certification Panel reviews & approves the recommendation for certification under the authority of the Certification Advisory Committee.

7. ISSUANCE OF CERTIFICATE

The certificate will be issued upon payment of all fees due & the signing of the Certification Agreement. The certificate is valid for 3 years from the date of approval.

8. SURVEILLANCE AUDIT/RE-CERTIFICATION

All certified organizations will be subjected to one annual surveillance audit. In exceptional cases, two surveillance audits may be carried out annually. The first surveillance will be carried out 12 months from the last day of the Stage 2 audit. Renewal of certification is subject to a satisfactory Re-certification audit carry out before the expiry of the certificate.

NOTE: For more detailed info, pls visit http://www.sirim-qas.com.my

WAKIL KUALITI - Who's who ?

Alhamdulillah, pada 19/10 satu taklimat ringkas tentang bidangtugas & tanggung-jawab sebagai Wakil Kualiti telah diberikan oleh Wakil Pengurusan & Ketua Audit Dalam kepada 23 pegawai kolej yang terpilih.

Secara mudah, Wakil Kualiti adalah "CHAMPION" yang mewakili jabatan masing-masing. Mereka akan membantu Ketua Audit untuk memastikan kerja2 pengauditan dibuat 100% di setiap jabatan masing-masing dalam jangka masa satu tahun.

Senarai Wakil Kualiti yang telah dilantik adalah seperti berikut :

1. Rozila Baharuddin - Perpustakaan

2. Annis Abd Jalil - UPA

3. Nor Khazami Nordin - UKR

4. Amran Hassim - Unit Ptd & Logistik

5. Rokiah Nayan - Unit HEP

6. Muhammad Azreen Mohd Don - Unit PSM

7. Hjh Noorliana Alias - Bhg Kewangan

8. Amran Yahya - Pengurusan

9. Nurizwa Baizura Izuddin - Jabatan Perakaunan

10. AAida Salina jailani - Jab Perakaunan

11. Zulrina Efriza Zardi - Jab Pgrsn Perniagaan

12. Rohaiza Hamzah - Jab Pgrsn Perniagaan

13. Syatila Rosli - Jab Pgrsn Perniagaan

14. Mohamed Ismail Abd Kader - Jab Bahasa

15. Siti Nur Sabrina Md Yunus - Jab Bahasa

16. Maisurah Ahmat - Jab Bahasa

17. Najihah Nazarudin - Jab Bahasa

18. Nor Hasikin Zakaria - Jab Pgjian Umum

19. Elmi Baharudin - Jab Pgjian Umum

20. Mohd Fazli Ibrahim - Jab Pgjian Umum

21. Suhaida Ishak - Jab Pgjian Umum

22. Nor Hayati Jaapar - Jab Matematik & SK

23. Roziah Che Embi - Jab Matematik & SK

Semoga Wakil2 Kualiti yang dilantik ini akan menjalankan tugasan & tanggungjawab masing2 dengan baik & sempurna demi untuk kita sama2 mencapai Pensijilan ISO 9001:2008. InsyaAllah.

TINDAKAN SUSULAN

Berikut adalah beberapa tindakan susulan yang terbit semasa perbincangan bersama JK Pelaksana ISO KPTM Bangi. Perkara ini akan dibawa untuk perbincangan lanjut ke Mesy Pengurusan Kolej pada 21/10 nanti :

1) Pengemaskinian senarai Bidang Tugas terkini serta pengedarannya kepada setiap staf kolej yg berkenaan. Satu salinan perlu diberi kepada Unit Kualiti untuk simpanan & rujukan.

2) Pelantikan dan taklimat kepada Wakil Kualiti dari setiap jabatan sebagai "champion" di jabatan masing2.

3) Pelarasan penggunaan id staf - logo & format baru.

4) Pengeluaran memo tentang tempoh simpanan rekod2 untuk semua prosedur ISO yang digunakan.

5) Penubuhan & pelantikan JK Aduan Pelanggan, JK Pembangunan Program & Kurikulum, dan JK Keselamatan & Kesihatan Kolej.

6) Pengimplementasian Weekly Teaching Report (WTR) bagi semua pensyarah mulai sesi Jan 2011. WTR akan disemak 2 kali /sem oleh KJ setiap jabatan.

Wallahu a'lam.

BENGKEL PENYEMAKAN AKHIR DOKUMEN ISO DI BAGAN LALANG

Alhamdulillah, pada weekend 16-17 Okt yang lepas kita sudah selesai mengadakan bengkel khas utk menyemak semua 35 dokumen ISO yang disediakan sebelum ini.

Dokumen2 yang dimaksudkan ialah 1 Manual Kualiti (MK) & 34 Prosedur (yakni 6 Proc Pengurusan, 8 Proc Utama & 20 Proc Sokongan), termasuk lah semua borang2, rekod2 & dokumen2 lain yang berkaitan dengan ISO ini.

Satu perkara yang special tentang bengkel kali ini ialah setiap peserta membawa laptop masing-masing. Oleh itu kerja pengemaskinian dokumen dapat disiapkan segera oleh setiap Process Owner.

Bengkel dimulai dengan bacaan doa selamat oleh Tuan Syekh Al-Hamidi Al-Jenderami.

Masa dua hari di HSM Bagan Lalang bersama2 semua Process Owners rasanya berjalan dgn cepat sekali. Kita duduk sama2 semak, kemaskini & bentang masing2 punya dokumen. Semua peserta bengkel memberi komitmen yang sgt tinggi. Walaupun penat & letih berbengkel, namun rasanya sgt lah berbaloi.

Para peserta bengkel sentiasa dalam mode senyum ceria sambil gelak ketawa (like one big family), walaupun memikul tugasan yang berat untuk menyiapkan dokumen ISO yang sangat lah banyak nya.

Di akhir bengkel, semua dokumen2 siap dicetak, dicop dan ditandatangani. Now hanya menunggu lawatan pegawai SIRIM untuk Adequacy Audit pada 28/10/10 nanti.

Ucapan syabas & terima kasih yang tak terhingga kepada pasukan Urusetia yang dikepalai oleh Pn Hjh Zuraidah, Pn Nurisyal, Pn Zuhrah & Pn Nurul, yang sangat dedicated & cemerlang sekali. Tahniah !

Selain dapat menyiapkan dokumen2 penting ISO, bengkel ini juga telah memberi ruang & platform untuk merapatkan lagi silaturrahim di antara para peserta bengkel khususnya.

Cuma yang tak sempat dibuat ialah pekena ikan bakar di tepi pantai Bagan Lalang. Maybe this can be a good excuse to go there again next time later ... insyaAllah ;)

AKTIVITI AUDIT SEPANJANG TAHUN

Ramai yang bertanya apa tugasan / tanggungjawab long-term Unit Audit ? Perlu diingatkan bahawa KUALITI adalah suatu proses perjalanan & bukannya suatu destinasi, maka kerja2 ke arah mencapai kualiti adalah BERTERUSAN & mesti ada ISTIQOMAH.

Berikut adalah beberapa aktiviti audit yang perlu dilaksanakan oleh organisasi, khususnya Unit Audit & Unit Kualiti :

1) Menjalankan audit untuk setiap bahagian berkaitan. Contohnya satu aktiviti setiap bulan. Semua aktiviti jabatan perlu diaudit dalam jangkamasa 12 bulan (sebelum Surveillance Audit)

2) Hasil audit perlu diberi kepada Ketua Audit bersama-sama dengan BUKTI audit serta dinyatakan bilangan sample yang di ambil. Pada penghujung setiap tahun, seluruh population sepatutnya telah diaudit.

3) Hasil audit perlu disimpan dalam bentuk DATA supaya mudah dijalankan ANALISA DATA pada audit dalaman seterusnya (pada hujung tahun).

4) Hasil audit akan menunjukkan keberkesanan SPK serta memberi gambaran mengenai prosedur mana yang sukar dipatuhi dan memerlukan ia dibuat semula / diperbetulkan.

5) Hasil audit perlu DIANALISA bagi tujuan pembaikan berterusan.

What you need to know about STAGE 1 AUDIT (Adequacy Audit)

Our new date for Adequacy Audit is 28/10/10. The following is the tentative Audit Plan for 9001:2008 Stage 1 (Adequacy Audit) for our perusal and preparation before the D-day ! Bear in mind that this merely serves as a guide and may vary as the audit progresses.

1. OBJECTIVES of Stage 1 Audit are:
a) To assess the adequacy of the organization's quality management system documentation against the ISO 9001 requirements.
b) To evaluate if the Internal Audits and Management Review are being planned and performed.
c) To obtain information for planning the Stage 2 Audit (Certification Audit)
d) To determine the readiness of the organization to proceed to the Stage 2 Audit.

2) REFERENCE STANDARDS :
ISO 9001:2008 - Requirements, Organization's Quality Manual (MK) and Procedures, Customer's and regulatory and statutory requirements.

3) AUDIT METHOD :
Office discussions and site visit, including observations of activities, interview with staff, examination of procedures, records and related organization documents.

4) FACILITIES & ASSISTANCE REQUIRED :
a) Room for discussion (work station)
b) Facilities for photocopying
c) Personal protective equipment (where necessary)
d) A company representative as a liason person, acting as a guide to assist each auditor

The normal Audit Program is as follows :

a) Opening/Entrance Meeting
- between SIRIM's auditors & Organization's mgt team
b) Site Tour & Verification of QMS (Quality Mgt System) processes
c) Documentation Review
- Quality Manual
- Mandatory documented procedures
- Quality policy & objectives
- supporting documents
d) Report Preparation
e) Closing/Exit Meeting

MKSP - Done !

Alhamdulillah, yesterday 14/10/10 we are done with MKSP. After going through one-by-one all the reports by Internal Auditors (presented by our Chief Internal Auditor Pn Nurisyal), the meeting finally approved 9 NCRs (Non-Conformance Reports) and 18 OBSs (Observations).

Next in line will be a Workshop on 16-17/10 at HSM Bagan Lalang to do final touch ups on the standard codings, layouts and formatting of all documents - procedures, forms etc ...

We hope that after the workshop this weekend, everything will be done with, especially those with regards to the ISO documentations that we have developed & compiled so far. InsyaAllah.

Next in the pipeline ? SIRIM's visit for the Adequacy Audit on 28/10/10.

New Date for Adequacy Audit

We were informed yesterday that SIRIM has set a new date for our Adequacy Audit from 27/10 to 28/10/10. Looks like we gonna have one extra day for preparation ... Alhamdulillah ;)

GERAI PAMERAN ISO 9001:2008 PADA HARI USAHAWAN KPTM BANGI

Sebagai satu langkah untuk mempromosi ISO 9001:2008 kepada warga KPTM Bangi khususnya, pihak Unit Kualiti akan mengambil bahagian dengan membuka gerai pameran & promosi pada Hari Usahawan KPTM Bangi pada Khamis 14/10/10.

Program ini dijangka bermula pada jam 8.30 pg - 4 ptg. Lokasi event adalah di tapak parkir kereta staf bersebelahan dengan Padang Bola / Gelanggang Tenis.

Gerai promosi ISO akan dikendalikan oleh Pn Rosidah (sebagai Ketua) dan dibantu oleh JK Unit Kualiti yang lain seperti Ustaz Nazir & Ustazah Sanisah.

Sdr Hamidi juga akan mengedarkan Borang Kajian & Soal Selidik "awareness" mengenai ISO kepada semua pengunjung gerai. Selain itu, Button ISO (limited edition) & beberapa hadiah misteri telah disediakan untuk para pengunjung yang bertuah.

Datang lah beramai-ramai untuk memberi sokongan & menjayakan program Hari Usahawan yang dianjurkan oleh pelajar-pelajar PPN255 & Kelab Usahawan kita ini.

Caiyok !

NOMBOR SEMAKAN PADA PROSEDUR

Setiap prosedur asal akan dilabelkan dengan
No. Semakan : 0

Dari masa ke masa, jika berlaku perubahan ke atas dokumen SOP maka Process Owner & Unit Kualiti akan keep track & mencatatkan bilangan perubahan-perubahan yang telah berlaku ke atas dokumen tersebut.

Apabila jumlah perubahan itu sudah mencecah 10 item, maka No. Semakan prosedur itu akan ditukarkan (increment) daripada 0 kepada 1, seperti berikut
No. Semakan : 1

Dan begitu lah prosesnya untuk 10 item perubahan yang seterusnya ... sehingga lah kita capai satu tahap yang mana prosedur yang digunakan itu sudah mantap tanpa memerlukan sebarang perubahan / penambahbaikan lagi. InsyaAllah.

How to categorize NCR / OBSERVATION for Internal Audit ?

Some internal auditors may find it difficult to categorize their audit findings as NCR or Observation (Pemerhatian) as there are some grey-areas involved. This is quite common among inexperienced internal auditors.

NCR is short for Non-Conformance Reports (Ketidakpatuhan / Penyimpangan). The following are some tips that may be used as guidelines to differentiate between NCR and Observations :

An NCR
1. adversely affect safety as related to products, persons or property;
2. impact the usability of a product, performance of a service, or the integrity of the quality system;
3. significantly increase product cost;
4. potentially affect the ability to meet the customer’s requirements. Examples: incorrect process parameters, missing inspections or processing steps, failure to record required data, missed or out-of-tolerance calibration
5. result from failure to implement a corrective action from the previous audit.
6. Violated the ISO9001 requirements.

An OBSERVATION is defined as a statement of fact made during an audit and substantiated by objective evidence and auditor’s informational comments based on an assessment of a special process or quality system.

It is a non-systemic, isolated NCR that does not :
1. adversely affect the usability of a product, performance of a service, or the integrity of the quality system;
2. affect any product or process output. Example: paperwork oversights, minor changes to procedures for clarification.

Whether it is NCR/Observation, it must be for the sole purpose of CORRECTIVE ACTION (penambahbaikan) & nothing else ... ;)

Reference: http://elsmar.com/Forums/showthread.php?t=38090

ADEQUACY AUDIT pada 27/10/10

Berikut adalah info / tips yang diterima daripada En Latif untuk makluman & tindakan kita bersama semasa Adequacy Audit dijalankan nanti oleh SIRIM pada 27/10/10.

1. Semua dokumen kualiti seperti Manual Kualiti (1), salinan semua prosedur (34), fail hasil Audit Dalaman dan Minit MKSP perlu disediakan dalam bilik Unit Kualiti (Bilik Dokumen). Auditor SIRIM boleh buat kerja mereka di dalam bilik ini tanpa perlu pergi ke Jabatan2 lain.

2. Ketua Audit Dalaman perlu pastikan semua hasil Audit Dalaman didokumenkan dengan lengkap dan tersusun rapi. Ketua AD tidak perlu berada dalam bilik Unit Kualiti semasa Adequacy Audit dijalankan oleh pihak SIRIM.

JADUAL BERTUGAS DI UNIT KUALITI

Alhamdulillah, Unit Kualiti telah mengenalpasti slot masa & jadual petugas untuk Unit Kualiti seperti berikut :

ISNIN
1000-1200 hrs Pn Nurul
1500-1630 hrs Pn Hjh Zuraidah
SELASA
1000-1200 hrs Pn Zuhrah
1500-1630 hrs Pn Rosidah
RABU
1000-1200 hrs Pn Nurul
1500-1630 hrs Pn Rosidah
KHAMIS
1000-1200 hrs En Mohd Nazir
1500-1630 hrs En Hamidi
JUMAAT
1000-1100 hrs Cik Sanisa
1530-1630 hrs Pn Zuhrah

NOTA: Tertakluk kepada pindaan

AGENDA MKSP

Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan (MKSP) bagi ISO 9001:2008 KPTM Bangi bakal diadakan pada 14 Okt 2010 depan. Berikut adalah agenda asas yang akan dibincangkan bersama-sama dengan pihak pengurusan kolej untuk tujuan penambahbaikan kepada proses-proses / prosedur-prosedur yang telah diaudit ...

1. Pencapaian terhadap dasar & objektif kualiti
2. Keputusan-keputusan audit
- Ketua Juruaudit Dalam akan melapor & mengulas setiap NCR yang dikeluarkan
- Berapa NCR & Pemerhatian dikeluarkan ?
- Jabatan mana mendapat NCR / Pemerhatian terbanyak & mengapa ?
- Berapa NCR yang tidak dapat diselesaikan (closed NCR) & mengapa ?
3. Maklumbalas pelanggan
4. Prestasi proses & keakuran produk
5. Status tindakan pencegahan & pembetulan
6. Tindakan-tindakan susulan hasil dari semakan pengurusan yang lepas
7. Perubahan-perubahan yang boleh memberi kesan terhadap sistem pengurusan kualiti
8. Cadangan-cadangan untuk peningkatan

Sample Logos For ISO 9001:2008

The following are some logos related to ISO 9001:2008, gotten from the Internet for our readers perusal ...

Pemakaian BUTTON ISO 9001:2008

Minggu ini pihak Unit Kualiti KPTM Bangi telah mengedarkan button ISO kepada staf dan sebahagian pelajar kolej. Semua staf adalah dikehendaki memakai button ISO ini semasa waktu pejabat dan semasa menghadiri majlis-majlis rasmi kolej mulai 6 Okt 2010.

Ini merupakan salah satu inisiatif dalam jadual perancangan Unit Kualiti ke arah pembudayaan & penghebahan tentang usaha kita ke arah mencapai pensijilan ISO 9001:2008.

Justeru, maka dimohon kerjasama dari semua pihak untuk menjayakan hasrat kita demi untuk meningkatkan Budaya Kualiti di KPTM Bangi khususnya. Bagi mereka yang masih belum mendapat button ini, sila rujuk kepada Ketua Jabatan/Unit masing-masing.

SENARAI JK ISO 9001:2008 KPTM BANGI

1. Hj. Ghozali B. Lamijan (Pengarah) - Pengerusi
2. Nurul Izzati Bt. Md Alib (Pen Eks HEP) - Setiausaha
3. Hj. Safian B. Saidi (Timb Pgh Akademik) - Wakil Pengurusan
4. Nordin B. Ahmad (Timb Pgh Perkhidmatan) - Timb. Wakil Pengurusan
5. Nor Zuhrah Bt. Hj Mustafa (Pensyarah Kanan Pgrsn Perniagaan) - Pegawai Dokumen
6. Nurisyal Bt Muhamad (Pensyarah Kanan Perakaunan) - Ketua Juruaudit Dalam
7. Hjh. Zuraidah Bt. Muhidin (KJ / Pensyarah Kanan Pengajian Umum) - Ketua Unit Kualiti

AHLI:
8. Rosidah Bt. Suhod (Pensyarah Kanan Pengajian Umum)
9. Anita Akmal Bt. Kamal Mokhtar (Eksekutif Unit Kemasukan & Rekod)
10. Nurull Hasnida Bt. Manseri (Eksekutif Unit Kemasukan & Rekod)
11. Annis B. Ab Jalil (Eksekutif Unit Perkhidmatan Akademik)
12. Rosima Bt. Musa (Eksekutif Unit Perkhidmatan Akademik)
13. Nur Zuria Haryani Bt. Zakaria (KP / Pensyarah Kanan Sains Komputer)
14. Aida Haryani Bt. Hj. Yussof (KP / Pensyarah Kanan Perakaunan)
15. Marina Murni Bt. Arifin (KP / Pensyarah Kanan Sains Komputer)
16. Jamilah Bt. Ishak (KJ / Pensyarah Kanan Matematik)
17. Norazian Bt. Md Shariff (KJ / Pensyarah Kanan Bahasa Inggeris)
18. Fairuz Bt. Ahmad (KJ / Pensyarah Kanan Perakaunan)
19. Suhaily Binti Mohd Ramly (KJ / Pensyarah Kanan Pengurusan Perniagaan)
20. Norazizan Bt. Omar (Eksekutif Perpustakaan)
21. Azilawati Bt. Wan Ahmad (Akauntan)
22. Amran B. Hassim (Eksekutif Pentadbiran & Logisik)
23. Syafful Anuar B. Abdul (Eksekutif HEP)
24. Mohd Mazdhan B. Hj. Mohd Amin (Eksekutif Sistem Maklumat)
25. Hamidi B. Harun (Pensyarah Pengurusan Perniagaan)
26. Mohd Azmi B. Mohd Nor (Eksekutif HEP-Kediaman)
27. Anisa Bt. Mohamad Yunos (Kaunselor)

ISO KPTM BANGI - How it all started ?

It all started way back in November 2008, when KPTM Bangi received a letter from InED UiTM requesting our college to start working towards getting ISO certification for our diploma programs that we collaborated with them. The deadline given was December 2010.

This directive was actually in-line with MOHE's requirement whereby all IPTAs must implement OBE (Outcome-Based Education) and being ISO certified is a pre-requisite. Eventhough we are an IPTS, but since we are running their (UiTM's) diploma programs on our campuses, therefore indirectly we are also required to get the ISO certification as well.

InED/UiTM organized 2 workshops attended by all KKB representatives, including KPTM Bangi. The first one was held on 17-18 Dec 2009 at Kelab Shah Alam, followed by 22-25 June 2009 held at UiTM Jengka.

Then we had a series of follow up discussions & workshops, namely Mesyuarat JK Pensijilan ISO on 29 Oct 2009 at KPTMKL, Kursus Audit Dalam on 9-12 Nov 2009 at UiTM Puncak Alam, Bengkel Pensijilan ISO UiTM-KPTM on 16-18 Nov 2009 at Hotel Seri Cempaka Menara PGRM. That was then.

And now, with the appointment of our new Rector (Dato' Haji Yusoff Harun) in early 2010, he gave us a booster jab & directed all KPTM colleges to pursue for ISO certification latest by Dec 2010. And the scope encompasses P&P processes for ALL KPTM homegrown programs (including UiTM's) offered at all KPTM campuses.

Paisley Consulting SB was appointed as our ISO consultant, and reps from all KPTM colleges manage to attend 2 workshops organized by them.

And now, a free-lance consultant (En Abd Latif Ibrahim) was appointed to guide & assist all KPTM colleges in getting the ISO certification by or before Dec 2010. With the commitment given by all warga KPTM Bangi, insyaAllah we will get the certification by then ...

1-6-8-20 Nombor Keramat ?

Apa itu 1-6-8-20 ?

1-6-8-20 adalah nombor-nombor yang merujuk kepada pecahan daripada kesemua 35 dokumen yang disediakan untuk pensijilan ISO 9001:2008 KPTM Bangi.

1 = Manual Kualiti (MK)
6 = Prosedur Pengurusan (PP)
8 = Prosedur Utama (PU)
20 = Prosedur Sokongan (PS)

1-6-8-20 dicantum sedemikian rupa supaya senang semua warga KPTM Bangi menghafal / mengingatinya.

Jadi selepas ini, sekiranya ada sesiapa bertanya berapakah jumlah keseluruhan dokumen yang disediakan untuk ISO Bangi ? Maka jawapan / respon spontan dari kita ialah 1-6-8-20 ! ...

LISTING OF KPTM BANGI ISO INTERNAL AUDITORS

The following is a list of our dedicated ISO Internal Auditors, comprising of academicians (lecturers) and executives :

1. Pn Nurisyal Muhamad (Head)
2. Pn Dzubaidah Zainal Abidin
3. Pn Roslina Membar
4. En Rose Effendi Mohamed Hussain
5. En Mohamed Ismail Abd Kader
6. Pn Nur Zuria Haryani
7. Pn Fauziah Maskon
8. Pn Haslina Hassan
9. Pn Norhayati Hashim
10. Pn Noraini Hashim
11. En Ahmad Faisal Mohamad
12. En Wan Yahya Wan Ibrahim
13. Pn Noor Azha Nordin
14. Pn Nurosielawati Mazlan
15. Cik Sarina Alias
16. Pn Nurnadiah Mohd Yusop
17. Cik Azilawati Wan Ahmad
18. En Syafful Anuar Abdul
19. Pn Anita Akmal Kamal Mokhtar
20. Cik Nurull Hasnida
21. Pn Norliana Alias
22. Pn Norazizan Omar
23. En Mazdhan Hj Mohd Amin
24. Pn Nur Zuhrah Mustafa
25. En Amran Hassim
26. Pn Anisa Mohamad Yunos
27. Pn Marina Murni
28. Pn Suzana Aziz
29. Pn Lisza Mohamed Ismail
30. Pn Rasidawati Shamsuddin
31. Pn Fatimah Wahab

32. En Mohd Azmi Mohd Noor

This listing is as of 05/10/10

WHY GO FOR ISO CERTIFICATION ?

• ISO certification helps project a QUALITY IMAGE
• ISO logo can be a MARKETING TOOL
• Maintaining an ISO quality system IMPROVES QUALITY
• Well documented procedures are EASIER FOR NEW EMPLOYEES to follow
• Quality is CONSTANTLY MEASURED
• Well defined & documented procedures improve the CONSISTENCY OF OUTPUT

In short, ISO is about being ONE STEP AHEAD of your competitors !

WHAT IS AN ISO 9001:2008 ?

WHAT IS AN ISO ?

• ISO = International Organization for Standardizations, established in 1947
• It is an association of approximately 150 national standards bodies, each representing their own country
• It employs a system of technical committees, sub-committees and working groups to develop and update the set of standards

WHAT IS AN ISO 9001:2008 ?

• It is a Quality Management Standard = Sistem Pengurusan Kualiti (SPK)
  
• To establish, upgrade and CERTIFY organization's Quality Management System (QMS)
  

Sistem Pengurusan yang BERKUALITI bermaksud wujudnya faktor-faktor berikut :

• KECEKAPAN
  
• KECEPATAN
• KETEPATAN
• KEBERKESANAN
• KESOPANAN
• KEJUJURAN
• KEBOLEHPERCAYAAN
• KESELESAAN
• KESELAMATAN

TUGAS & TANGGUNGJAWAB

Rektor/Pengarah

a. Pengerusi Mesyuarat Jawatankuasa Pemandu SPK

b. Mengesahkan dan mengawal dokumen SPK

c. Memastikan perancangan, penyelarasan dan pemantauan pelaksanaan SPK

d. Menilai keberkesanaan pelaksanaan SPK dan pencapaian objektif kualiti

WP (TRA/TPP/TPA)

a. Membentang laporan dalam Mesyuarat Jawatankuasa Pemandu SPK

b. Mengubal, menyemak & mengawal dokumen SPK

c. Merancang, menyelaras & memantau pelaksanaan SPK

d. Menilai keberkesanan pelaksanaan SPK dan pencapaian objektif Kualiti

e. Pengerusi Mesyuarat Jawatankuasa Pelaksanaan SPK/ISO

Urusetia SPK (BPKJK- KL/PEGAWAI KUALITI-CAWANGAN)

a. Membantu WP bagi menyedia, menyenggara, mengedar dan kawalan Dokumen SPK

b. Membantu WP dalam merancang, menyelaras dan memantau pelaksanaan SPK

c. Urusetia mesyuarat Jawatankuasa Pemandu SPK

d. Urusetia mesyuarat Jawatankuasa Pelaksanaan SPK

e. Urusetia bengkel pasukan pengubal, penyemak dokumen SPK

f. Mengumpul dan menganalisa data SPK dari bahagian/jabatan atau unit berkaitan termasuk pencapaian objektif SPK, NCR, Penemuan Audit, maklumbalas pelanggan, dan lain-lain

g. Membimbing pelaksanaan SPK di semua peringkat

h. Mengatur program audit dalam dan membantu pelaksanaan audit pematuhan

i. Menyimpan semua rekod kualiti yang berkaitan dan rekod pentadbiran pelaksanaan SPK

Pegawai Kualiti

a. Membantu menyelia dan membimbing pelaksanaan SPK

b. Membantu memantau pelaksanaan SPK

c. Menilai pencapaian prestasi SPK/objektif kualiti

d. Memantau penyediaan dan penyenggaraan rekod rekod kualiti & sokongan yang berkaitan

Pegawai Dokumen

a. Menyediakan senarai induk dokumen kualiti SPK

b. Menyediakan senarai induk dokumen sokongan SPK

c. Mengedarkan dokumen kualiti kepada yang berkaitan

d. Membuat pindaan pada dokumen yang berkenaan

e. Menyimpan rekod edaran dan pindaan dokumen kualiti

f. Meyimpan salinan asal dokumen kualiti

g. Melupuskan dokumen lapok mengikut SPK

Ketua Jabatan/Bahagian/Unit

a. Mengurus, memantau dan mengawal pelaksanaan SPK

b. Menggunapakai Dokumen SPK

c. Membimbing pelaksanaan SPK

d. Menilai pencapaian prestasi SPK/objektif kualiti

e. Analisa pencapaian Objektif kualiti SPK, Analisa NCR, Penemuan Audit, aduan pelanggan dan lain-lain

f. Melaksana penambahbaikan berterusan

g. Membantu dan berkerjasama dalam menjalankan audit SPK

h. Menyediaan laporan untuk Mesyuarat Pengurusan

Eksekutif

a. Menggunapakai Dokumen SPK

b. Menjalankan tugasan dan tanggungjawab sebagaimana prosedur SPK

c. Menyelia dan membimbing pelaksanaan SPK

d. Memantau pelaksanaan SPK

e. Menilai pencapaian prestasi SPK/objektif kualiti

f. Analisa NCR, Penemuan Audit, aduan pelanggan dll.

g. Melaksana penambahbaikan berterusan mana yang berkenaan

h. Membantu dan berkerjasama dalam menjalankan audit SPK

i. Membantu penyediaan laporan

Staf Sokongan/Operasi (Juruteknik, Kerani, Drebar, Pekerja Am)

a. Menggunapakai Dokumen SPK

b. Menjalankan tugasan dan tanggungjawab sebagaimana prosedur SPK

c. Menyedia dan menyenggara rekod rekod kualiti & sokongan yang berkaitan

d. Menyedia dan menyerahkan laporan yang berkaitan

e. Melaksana penambahbaikan berterusan mana yang berkenaan

f. Membantu dan berkerjasama dalam menjalankan audit SPK

g. Membantu penyediaan laporan